Kanbanbord voor marketingteams: welke kolommen gebruik je en waarom
Paul Boards ·
Voor een marketingteam werkt kanban meestal goed met zeven kolommen: Backlog, To do, In productie, Interne review, Goedkeuring klant, Aanpassingen en Gepubliceerd of Opgeleverd. Elke kolom staat voor een stap waarin de taak van eigenaar of status verandert, en dat rechtvaardigt haar plek op het bord.
De regel om te bepalen of een kolom moet bestaan is simpel: als een taak in die stap kan blijven liggen in afwachting van iemand, verdient ze een kolom. Duurt de stap vijf minuten en wacht niemand erop, dan wordt het een checklistitem in de taak. Hieronder lichten we elke kolom toe, wanneer je aanpast en hoe je voorkomt dat het bord een opslagplaats van vergeten kaarten wordt.
Wat is een kanbanbord en waarom past het bij marketing
Kanban is een visuele managementmethode waarbij elke taak een kaart is die van links naar rechts door kolommen schuift naarmate ze vordert. Het bord laat in een paar seconden zien waar het werk is en vooral waar het stilstaat.
Marketing heeft een workflow met veel overdrachten: accountmanagement ontvangt het verzoek, de copywriter schrijft, design maakt het ontwerp, iemand controleert, de klant keurt goed, het gaat terug voor aanpassing, de publicatie gaat live. Elke overdracht is een punt waarop de taak vergeten kan worden. Kanban maakt die overdrachten zichtbaar.
De aanbevolen kolommen en de reden voor elke kolom
Backlog
Alles wat is gevraagd of bedacht maar nog geen startdatum heeft. Campagne-ideeën, verzoeken van de klant voor "als het uitkomt", verbeteringen aan de website. De backlog beschermt de rest van het bord: wat daar staat, zet vandaag niemand onder druk.
To do
Taken met prioriteit voor de huidige cyclus, met vastgestelde verantwoordelijke en deadline. Het verschil met de backlog is de toezegging. Staat een kaart in "To do", dan weet iemand al dat die van hem is.
In productie
Waar nu aan wordt gewerkt. Dit is de kolom die het meest een limiet nodig heeft. Heeft een ontwerper negen kaarten tegelijk in productie, dan werkt hij in de praktijk aan geen enkele met focus. Een limiet van twee of drie taken per persoon is een goed beginpunt.
Interne review
Voordat het bij de klant komt, controleert iemand van het team spelling, huisstijl, formaat van de uiting en of de oplevering overeenkomt met het verzoek. Een aparte kolom laat zien wanneer de review een bottleneck wordt, wat vaak gebeurt als één persoon alles controleert.
Goedkeuring klant
Een van de belangrijkste kolommen en de meest vergeten. Wacht de taak op de klant, dan ligt de bal niet bij het team. Met een aparte kolom kun je de vraag "waarom is de post niet online gegaan?" precies beantwoorden en de klant aanspreken met gegevens in plaats van een gevoel.
Aanpassingen
De klant heeft om een wijziging gevraagd. De kaart terugzetten naar "In productie" verbergt de correctie. Een eigen kolom laat zien hoeveel uitingen terugkwamen en maakt het mogelijk dat over de maand te meten.
Gepubliceerd of Opgeleverd
Het einde van de workflow. Gebruik voor socialmediacontent "Gepubliceerd". Voor andere opleveringen, zoals een rapport of landingspagina, "Opgeleverd". Belangrijk is dat de taak hier pas aankomt als ze echt de deur uit is, en niet als ze klaar is.
Zet dit bord in een paar minuten op. In Scrumboards maak je de statussen op jouw manier, bekijk je het werk als kanban of lijst en volg je deadline, prioriteit en uren van elke taak. Maak gratis het bord van je marketingteam.
Kolommen die meestal in de weg zitten
- "Urgent". Urgentie is een prioriteit, geen stap. Een kolom met urgente taken is binnen twee weken de volste kolom van het bord. Gebruik het prioriteitsveld op de kaart.
- Een kolom per persoon. "Bruno", "Carla", "Diego" als kolommen maken van het bord een lijst van wie bezig is en verbergen de stap. Gebruik de verantwoordelijke op de kaart en filter op persoon als dat nodig is.
- "Geparkeerd" of "In afwachting" zonder eigenaar. Is een taak geblokkeerd, noteer dan de reden op de kaart. Een algemene wachtkolom wordt een plek waar taken sterven.
- Te veel kolommen. Een bord met twaalf kolommen vraagt om zijwaarts scrollen en niemand kijkt naar de laatste. Gebeuren twee stappen altijd samen, voeg de kolommen dan samen.
Zo pas je kanban aan het type team aan
Bureau met meerdere klanten
Gebruik één bord per klant als de workflows verschillen, of één gezamenlijk bord met een filter per klant als de workflow gelijk is. Het tweede model helpt de manager de werklast van het hele team te zien. In beide gevallen moet elke kaart aan een klant gekoppeld zijn, zodat het maandrapport er zonder zoekwerk uitkomt.
Interne marketingafdeling van een bedrijf
Vervang "Goedkeuring klant" door "Goedkeuring afdeling" of "Goedkeuring juridische zaken", afhankelijk van wie goedkeurt. Bij een softwarebedrijf kunnen de lanceringsuitingen bijvoorbeeld eerst langs het productteam gaan. De goedkeuringskolom blijft bestaan, alleen de goedkeurder verandert.
Team dat video produceert
Video heeft langere en duidelijk gescheiden stappen. Het kan lonen om "Script", "Opname" en "Montage" als eigen kolommen te scheiden, omdat elke stap een andere verantwoordelijke en een eigen wachttijd heeft.
Gebruiksregels die het bord laten werken
- Elke kaart heeft een verantwoordelijke en een deadline vanaf "To do".
- Wie de stap heeft uitgevoerd, verplaatst de kaart. De ontwerper zet hem naar review als hij klaar is en wacht niet tot de manager dat doet.
- Limiet op werk in productie. Rond een openstaande kaart af of geef hem terug voordat je een nieuwe pakt.
- Elke dag een snelle doorloop van het bord. Tien minuten in de ochtend, van rechts naar links: eerst wat bijna de deur uitgaat, dan wat stilstaat.
- Briefing in de kaart. Verzoek, referenties en bestanden staan in de taak, niet in de appgroep.
Wat het bord laat zien naast het dagelijkse werk
Als elke kolomwissel wordt vastgelegd, wordt kanban een bron van gegevens. Je ziet hoelang een uiting in goedkeuring staat, hoeveel er terugkwamen voor aanpassing en wie elke taak heeft opgeleverd. In Scrumboards voedt de statushistorie van elke taak de rapporten over taken, tijd en correcties. Er is ook een timer per taak, die laat zien hoeveel uur een klant werkelijk verbruikt, nuttige informatie bij het heronderhandelen van een contract.
Voor teams die willen zien hoe het bord aansluit op de contentkalender, het CRM en de financiële module, is het de moeite waard om het project- en takenmanagementsysteem van Scrumboards te bekijken. En gaat je vraag over abonnementen, dan laat de prijspagina zien wat er in het Free-abonnement zit.
Veelgestelde vragen
Hoeveel kolommen moet een kanbanbord voor marketing hebben?
Tussen vijf en acht. Minder verbergt belangrijke stappen, zoals goedkeuring. Meer maakt het bord moeilijk leesbaar.
Kanban of lijst, wat is beter?
Het zijn weergaven van hetzelfde werk. Kanban toont de workflow en de bottlenecks. Een lijst is beter om op deadline te sorteren of veel items te filteren. Een goede tool laat je tussen beide wisselen.
Moet ik een kolom voor urgente taken hebben?
Nee. Markeer urgentie als prioriteit op de kaart en houd de kolommen voor de stappen van het werk.
Hoe meet je of het bord werkt?
Houd bij hoelang taken erover doen van "To do" tot "Gepubliceerd" en hoeveel er door de kolom aanpassingen gaan. Dalen die cijfers over de maanden, dan verbetert de workflow.
Kan de klant het bord zien?
Dat hangt af van de tool en van wat je wilt laten zien. In Scrumboards ziet iedereen alleen wat aan hem gekoppeld is, en rapporten kun je via een link zonder inloggen naar de klant sturen.
Organiseer de workflow van je team
Begin met de zeven kolommen, gebruik ze twee weken en pas aan wat niet bij je workflow past. Het juiste bord is het bord dat het team elke dag raadpleegt. Begin gratis en zet het kanbanbord voor je marketingteam op, of bekijk eerst alles wat het platform doet.