Liquiditeitsprognose voor je bureau: zo voorspel je de moeilijke maanden

Paul Boards ·

Om de moeilijke maanden van een bureau te voorspellen, maak je een liquiditeitsprognose van 12 maanden met drie lagen: terugkerende omzet die al is gecontracteerd, waarschijnlijke omzet met een geschatte datum en alle vaste en seizoensgebonden uitgaven. Een moeilijke maand verschijnt wanneer het verwachte saldo onder de minimale buffer zakt die je hebt vastgesteld, en de prognose laat dat weken of maanden van tevoren zien.

De meeste bureaus voelen de krapte pas als die er is, omdat ze naar het bankafschrift kijken, en dat toont het verleden. De prognose kijkt vooruit. Deze gids legt uit hoe je er een maakt, welke gegevens je gebruikt en hoe je handelt als ze een gat aanwijst.

Waarom een bureau voorspelbare moeilijke maanden heeft

Een marketingbureau leeft van contracten die beginnen, aflopen en van omvang veranderen. De kosten daarentegen zijn bijna allemaal vast: salarissen, tools, huur of remote-infrastructuur, belastingen. Dat verschil zorgt voor patronen die terugkomen.

  • Dertiende maand en vakantie: kosten die maanden van tevoren bekend zijn, maar waar veel bureaus geen voorziening voor treffen.
  • Einde van een contract: lanceringsprojecten of campagnes met een vaste looptijd stoppen met factureren op een datum die al in het contract staat.
  • Late betalingen: de klant betaalt binnen 30 of 45 dagen, maar het salaris moet op de vijfde werkdag worden uitbetaald.
  • Seizoenspatroon van de klant: een retailklant kan zijn budget verlagen na de verkoop aan het eind van het jaar.

Al deze gebeurtenissen hebben een datum. Staat die datum vastgelegd, dan kun je de moeilijke maand berekenen.

De drie lagen van de prognose

1. Gecontracteerde omzet

Zet elk actief contract op een rij met maandbedrag, vervaldag en einddatum. Een contract zonder einddatum krijgt een evaluatiedatum, want verlenging is niet gegarandeerd. Deze laag is het betrouwbaarst en vormt de basis voor je beslissingen.

2. Waarschijnlijke omzet

Offertes in onderhandeling, mondeling afgesproken uitbreidingen en losse projecten die de klant heeft aangekondigd. Leg het bedrag, de verwachte datum en een eerlijke kans vast. Een offerte die gisteren is verstuurd, is niet evenveel waard als een die op het punt van ondertekenen staat. Gebruik je een CRM-funnel, dan helpen de fasen om die kans in te schatten.

3. Uitgaven

Verdeel ze in vast (salarissen, eigen opname van de vennoten, tools, boekhouder), variabel (freelancers, videoproductie, doorbelaste advertentiebudgetten) en seizoensgebonden (dertiende maand, vakantie, jaarlijkse licentieverlengingen, kwartaalbelastingen waar van toepassing).

Zo bouw je de prognose in de praktijk

  1. Maak 12 kolommen, één per maand. Begin bij de huidige maand.
  2. Vul de gecontracteerde omzet in in de maand waarin het geld binnenkomt, niet in de maand van de dienst.
  3. Tel de waarschijnlijke omzet op in een aparte regel, vermenigvuldigd met de kans.
  4. Boek alle uitgaven, ook de seizoensgebonden in de maand waarin ze vervallen.
  5. Bereken het cumulatieve saldo: beginsaldo plus inkomsten min uitgaven, maand na maand.
  6. Markeer de minimale buffer, bijvoorbeeld twee maanden vaste kosten, en licht de maanden uit die eronder zakken.

Maak twee versies van het saldo: één met alleen gecontracteerde omzet en één inclusief de waarschijnlijke. Het verschil tussen beide laat zien hoeveel van je toekomst afhangt van verkopen die nog niet rond zijn.

Voorbeeld van hoe je het leest

Stel: een bureau met zes mensen waarvan de grootste klant, een sportschoolketen, een contract heeft tot augustus. De prognose met alleen contracten toont een comfortabel saldo tot juli en een sterke daling in september, die samenvalt met de jaarlijkse termijn van een ontwerptool. Met die informatie in maart heeft het bureau vijf maanden om te verlengen, de omzet te vervangen of een gespreide betaling van de licentie te regelen.

Staat je kasstroom nog in een losse spreadsheet? Leg boekingen, categorieën en bankrekeningen vast op een plek die verbonden is met je projecten. Gratis de financiën van je bureau organiseren

Waar bewaar je deze gegevens

Een spreadsheet werkt in het begin, maar raakt snel verouderd omdat iemand boekingen van de bank en facturen moet overnemen. Ideaal is om debiteuren en crediteuren vast te leggen op dezelfde plek waar het bureau klanten en projecten beheert. In Scrumboards, een Braziliaans platform voor werkmanagement, heeft de financiële module boekingen, aanpasbare categorieën, bankrekeningen, terugkerende transacties en een documentenkluis. De toegang is beperkt tot wie daar rechten voor heeft, wat belangrijk is als het hele team het systeem voor taken gebruikt.

Goed gedefinieerde categorieën maken verschil bij het prognosticeren. Scheid "terugkerende omzet", "projectomzet", "salarissen", "tools" en "belastingen", zodat je het patroon van elke regel kunt lezen in plaats van één vermengd totaal.

Wat te doen als de prognose een slechte maand aanwijst

Ontvangsten vervroegen of herschikken

Spreek met bestaande klanten af om de vervaldag te verschuiven naar vóór de salarisbetaling. Vraag bij nieuwe projecten een aanbetaling bij ondertekening. Zulke wijzigingen stel je makkelijker maanden van tevoren voor dan in de week van de krapte.

Afhankelijkheid van één klant verminderen

Is één contract goed voor een groot deel van de omzet, dan wordt het einde ervan de moeilijke maand. De prognose maakt dat zichtbaar in reais, wat helpt om acquisitie prioriteit te geven.

Variabele uitgaven bijsturen

Freelancers en uitbestede productie kun je herplannen. Vaste uitgaven vragen grotere beslissingen en zijn de laatste hefboom.

Sales een deadline geven

Laat de prognose een gat in september zien, dan krijgt het salesdoel een datum: het nieuwe contract moet vóór juli getekend zijn om op tijd te factureren. De CRM-funnel wordt dan samen met de kasstroom gelezen.

Maandelijkse routine van 30 minuten

  • Stem de afgesloten maand af met het bankafschrift.
  • Werk einddata en verlengingen van contracten bij.
  • Herzie de kansen van openstaande offertes.
  • Voeg de nieuwe maand toe aan het eind van de prognose, zodat je altijd 12 maanden vooruit kijkt.
  • Leg de genomen beslissing vast voor elke maand onder de buffer.

Elke maand uitgevoerd, maakt deze routine van de liquiditeitsprognose een beslisinstrument. Zonder de routine wordt de prognose een mooi bestand dat niemand opent.

Waarschuwingssignalen vóór de krapte

Sommige signalen verschijnen weken voordat het saldo daalt en verdienen aandacht in de maandelijkse review:

  • Achterstallige debiteuren die van maand tot maand groeien.
  • Een belangrijk contract zonder verlengingsgesprek, drie maanden voor de einddatum.
  • Offertes die al meer dan een maand in dezelfde fase van de funnel staan.
  • Variabele uitgaven, zoals freelancers, die stijgen zonder bijbehorende nieuwe omzet.

Duiken twee van deze signalen tegelijk op, maak de prognose dan meteen opnieuw, zonder op de maandafsluiting te wachten. Een bureau dat in mei merkt dat een taleninstituut niet heeft gereageerd over de verlenging in juli, heeft nog tijd om te handelen. In juli rest alleen nog kosten snijden.

Veelgemaakte fouten

  • Omzet boeken in de maand van de dienst in plaats van de maand van ontvangst.
  • Offertes optellen alsof ze al getekend zijn.
  • Jaarlijkse kosten vergeten die maar één keer vervallen.
  • Privéfinanciën van de vennoten vermengen met die van het bureau.

Veelgestelde vragen

Wat is de ideale horizon van de prognose?

Twaalf rollende maanden, elke maand bijgewerkt. De eerste drie zijn het nauwkeurigst.

Hoeveel buffer moet je aanhouden?

Een gangbare richtlijn is twee tot drie maanden vaste kosten, maar het bedrag hangt af van het risico van elk bureau. Bepaal het samen met je boekhouder.

Is een liquiditeitsprognose hetzelfde als een winst-en-verliesrekening?

Nee. De winst-en-verliesrekening toont het resultaat op basis van toerekening; de liquiditeitsprognose laat zien wanneer het geld binnenkomt en uitgaat.

Heb ik een systeem nodig of volstaat een spreadsheet?

Een spreadsheet volstaat als iemand hem gedisciplineerd bijwerkt. Een systeem vermindert dubbel werk wanneer de boekingen al aan klanten en rekeningen gekoppeld zijn.

Hoe ga je om met een klant die altijd te laat betaalt?

Plan de ontvangst op zijn werkelijke gemiddelde betaaldatum, niet op de datum uit het contract.

Begin met de komende drie maanden

Lijkt een prognose van 12 maanden te veel werk, begin dan met de komende drie: contracten, salarissen en jaarlijkse rekeningen. Het account van je bureau aanmaken en de eerste boekingen vastleggen vraagt geen creditcard. Wil je zien hoe de financiële module aansluit op klanten en projecten, bekijk dan de modules van Scrumboards of de beschikbare abonnementen.