Salesfunnel voor bureaus: van lead tot offerte, stap voor stap
Paul Boards ·
De salesfunnel van een bureau is de reeks fasen die een potentiële klant doorloopt van het eerste contact tot de geaccepteerde offerte. Een opzet die voor de meeste bureaus werkt, heeft zes fasen: Nieuwe lead, Eerste contact, Intake, Offerte in voorbereiding, Offerte verstuurd en Gewonnen of Verloren.
De funnel helpt alleen als elke fase een helder instapcriterium en een vastgestelde volgende actie heeft. Kan niemand zeggen wat er moet gebeuren om een lead van "Eerste contact" naar "Intake" te laten gaan, dan worden de fasen mooie namen op een bord dat niemand bijwerkt. Hieronder vind je per fase het stappenplan, wat je vastlegt en waar bureaus de meeste deals verliezen.
Waarom een bureau een funnel nodig heeft, ook als het via doorverwijzingen verkoopt
Veel kleine bureaus verkopen bijna alleen via doorverwijzingen en denken dat een funnel iets is voor bedrijven met een salesteam. Het probleem ontstaat als er in dezelfde week vier contacten binnenkomen: de een vroeg via de WhatsApp van een van de vennoten om een offerte, de ander vulde het websiteformulier in, een derde werd op een evenement voorgesteld. Twee weken later weet niemand meer wie wie zou bellen.
De funnel lost dat vergeten op. Hij laat op één plek zien hoeveel kansen er openstaan, waar elke kans staat en wat de volgende stap is. Ook helpt hij patronen te zien, zoals offertes die steeds op hetzelfde punt vastlopen.
De zes fasen van de funnel, stap voor stap
1. Nieuwe lead
Instapcriterium: elk contact met uitgesproken interesse. Websiteformulier, bericht, doorverwijzing, gesprek op een evenement.
Wat je vastlegt: naam, bedrijf, herkomstkanaal, hoe het contact binnenkwam en de vraag in één zin. De herkomst is het meest genegeerde en het nuttigste veld. Die vertelt je na zes maanden of het de moeite waard is om in dat kanaal te blijven investeren.
Volgende actie: dezelfde werkdag reageren. Een lead die drie dagen op antwoord wacht, heeft meestal al met een ander bureau gesproken.
2. Eerste contact
Instapcriterium: er is een echt gesprek geweest, telefonisch, via video of per bericht met uitwisseling van informatie.
Wat je vastlegt: wat het bedrijf doet, welk probleem het wil oplossen en of er budget en een deadline zijn. Het hoeft geen vragenlijst te zijn. Een notitie als "bakkerijketen met 4 winkels, wil de vijfde openen en niemand kent het merk in de nieuwe wijk, opening gepland in maart" stuurt al de rest.
Volgende actie: de intake inplannen of de lead met reden afwijzen.
3. Intake
Instapcriterium: er is een gesprek ingepland of gevoerd om het bedrijf grondig te begrijpen.
Dit is de fase die de kwaliteit van de offerte bepaalt. Vraag wat al is geprobeerd, wat werkte, wie beslist, wie dagelijks de uitingen goedkeurt en hoe de klant gaat meten of het bureau een succes is. Die laatste vraag voorkomt de helft van de contractproblemen, omdat ze de verwachting afstemt voordat er een prijs is.
Volgende actie: de opleverdatum van de offerte vastleggen en de klant informeren.
Funnel, formulier en gesprek met de lead op één plek. Het CRM van Scrumboards heeft een funnel met fasen en formulieren die automatisch leads aanmaken, gekoppeld aan de taken van het team. Zet gratis de funnel van je bureau op.
4. Offerte in voorbereiding
Instapcriterium: de intake is gedaan en er is genoeg informatie om een prijs te bepalen.
Maak van de offerte een taak met verantwoordelijke en deadline, net als elke andere oplevering. Zo komt hij in de wachtrij van het team en blijft hij niet liggen tot "als er tijd over is". Hangt de offerte af van anderen, zoals de art director die het aantal uitingen inschat, dan wordt elk onderdeel een subtaak.
Volgende actie: versturen binnen de beloofde termijn.
5. Offerte verstuurd
Instapcriterium: de klant heeft de offerte ontvangen.
Hier verliezen veel bureaus deals door stilte. Spreek tijdens de presentatie zelf af wanneer de klant terugkomt, en leg die datum vast bij de lead. Verstrijkt de datum, dan krijgt het team een herinnering om contact op te nemen. De offerte in een gesprek presenteren, en niet alleen per e-mail, helpt ook om vragen weg te nemen voordat ze bezwaren worden.
Volgende actie: follow-up op de afgesproken datum, met een concrete vraag zoals "heb je de offerte al met finance kunnen bekijken?".
6. Gewonnen of Verloren
Gewonnen: leg de datum van sluiting en het bedrag vast en ga door naar de onboarding. Idealiter levert een gewonnen klant meteen het project en de eerste taken van het team op, zodat niets van wat in de verkoop is beloofd verloren gaat.
Verloren: leg de reden vast. Prijs, termijn, koos een ander bureau, zag af van het project. Na een paar maanden laat die lijst zien of het probleem in de prijs, de offerte of de kwalificatie van de leads zit.
Zo meet je de funnel zonder het ingewikkeld te maken
Drie cijfers zijn genoeg om te beginnen:
- Leads per herkomst per maand. Laat zien waar de kansen vandaan komen.
- Doorstroompercentage tussen fasen. Bijvoorbeeld: hoeveel van elke 10 intakes worden een offerte. Zit de grootste uitval in één specifieke fase, dan loont het daar iets te veranderen.
- Gemiddelde tijd tot de offerte. Gerekend van het eerste contact tot het versturen.
Gebruik voor het doorstroompercentage altijd dezelfde periode en tel de lead op de datum waarop hij de fase binnenkwam. Een veelvoorkomend aandachtspunt: als het rapport de gewonnen deals filtert op de aanmaakdatum van de lead, verschijnt een deal die in oktober is gesloten maar in juli binnenkwam in de verkeerde maand. Filter gewonnen deals liever op de sluitingsdatum.
Voorbeeld: de funnel van een bureau met drie vennoten
Stel je een bureau voor met drie vennoten die de sales verdelen. Vóór de funnel noteerde ieder de contacten in zijn eigen telefoon. Met de funnel in het CRM maakt het websiteformulier de lead aan in "Nieuwe lead" met de herkomst ingevuld, verplaatst de vennoot die het oppakt hem naar "Eerste contact" met een korte samenvatting, en wordt de offerte een taak op het bord van het team. In het maandagoverleg kijken de drie samen 15 minuten naar de funnel en verdelen ze de follow-ups van de week. De winst zit erin dat iedereen hetzelfde bord ziet, zonder ingewikkeld proces.
Waar technologie helpt en waar niet
Een CRM dat gekoppeld is aan de rest van de operatie bespaart herhaald werk: de lead komt uit het formulier, de e-mailcorrespondentie wordt vastgelegd, de offerte wordt een taak en zodra de klant tekent, wordt zijn project daar geopend, naast de historie van de verkoop. In Scrumboards kan LEX, de sales-intelligence-agent van BrainPilot, helpen informatie over de lead te ordenen, en STELLAR ondersteunt de klantenservice. Elk teamlid ziet de leads en klanten waaraan het gekoppeld is, volgens de rechten van zijn functie.
Technologie vervangt geen goede intake en geen follow-up op de afgesproken dag. Een volle funnel met generieke offertes blijft deals verliezen. Wil je zien hoe CRM, taken en financiën op hetzelfde platform samenwerken, bekijk dan het CRM en projectmanagement van Scrumboards en de abonnementsopties.
Veelgestelde vragen
Hoeveel fasen moet de funnel van een bureau hebben?
Tussen vijf en zeven. Belangrijk is dat elke fase een vastgesteld instapcriterium en een volgende actie heeft.
Wat is het verschil tussen een lead en een kans (opportunity)?
Een lead is elk contact met interesse. Een kans is een lead die door het eerste contact is gekomen en een reële kans heeft om een offerte te worden.
Hoelang wacht je voordat je de offerte opvolgt?
De termijn die je bij de presentatie met de klant hebt afgesproken. Is er niets afgesproken, dan is drie tot vijf werkdagen een gangbare richtlijn.
Moet je verloren leads vastleggen?
Ja, met de reden. Het is de enige manier om te ontdekken of het bureau verliest op prijs, termijn of kwalificatie.
Heb ik een CRM nodig dat los staat van mijn projecttool?
Niet per se. Funnel en projecten op hetzelfde platform voorkomen dat je gegevens opnieuw moet invoeren als de klant tekent.
Begin met het organiseren van je offertes
Een eenvoudige funnel die elke week wordt bijgewerkt, laat al zien waar het bureau deals verliest en welke kanalen de beste klanten opleveren. Maak gratis je account aan en voer de leads van deze week in, of bekijk hoe het CRM met funnel en formulieren werkt.