Urenregistratie per klant: zo ontdek je welke contracten verlies opleveren

Paul Boards · 2026-10-22

Om te ontdekken welke contracten verlies opleveren, registreer je de uren van elke taak op het moment dat het werk gebeurt, tel je die uren aan het eind van de maand op per klant en vergelijk je de kosten van die uren met wat de klant betaalt. Het contract waarbij de kosten van de uren hoger zijn dan de omzet, of er dicht bij komen, is het contract dat het bedrijf geld kost.

De berekening is eenvoudig. Het lastige is de gegevens hebben. Uren die op vrijdag uit het geheugen worden genoteerd, vallen meestal te laag uit, en die fout verbergt juist de klanten die de meeste aanpassingen vragen. Hieronder het stappenplan om de registratie op te zetten, de formule voor de marge per contract en wat je doet als het cijfer zichtbaar wordt.

Waarom verlies verborgen blijft

Bij een contract met een vast bedrag is de omzet elke maand gelijk. De kosten variëren met het gedrag van de klant: extra overleggen, verzoeken buiten de scope, goedkeuringen die meerdere keren terugkomen. Zonder geregistreerde uren lijken twee klanten die hetzelfde betalen in de financiële administratie gelijk, ook als de een drie keer zoveel werk kost als de ander.

Daarnaast is er tijd die niemand als taak boekt: het telefoontje van twintig minuten, de snelle aanpassing in een bestand, het lange antwoord per e-mail. Opgeteld over de maand wegen die stukjes vaak zwaar.

Stappenplan voor urenregistratie per klant

1. Elke taak hoort bij een klant

Is een taak niet aan een klant gekoppeld, dan telt het uur ervan niet mee. Maak de regel dat geen enkele taak los ontstaat. Gebruik voor intern werk, zoals teamoverleg of training, een klant "Intern" en volg dat cijfer ook.

2. Timer op de taak, geen spreadsheet aan het eind van de week

Een timer die op de taak zelf loopt, registreert de werkelijke tijd. In Scrumboards heeft elke taak een timer en geregistreerde uren, en het tijdrapport telt op per klant, per project en per persoon.

3. Registreer ook de kleine verzoeken

Maak per klant een terugkerende taak "Aanpassingen en klantcontact van de maand". Elk telefoontje of snelle aanpassing wordt daarop getimed. Aan het eind van de maand laat die taak zien hoeveel de klant verbruikt buiten de geplande opleveringen.

4. Markeer correcties

Komt een oplevering terug, dan is de extra tijd een correctie. Het correctierapport van Scrumboards helpt om gepland werk te scheiden van herstelwerk, en dat verandert het gesprek met de klant.

5. Bepaal je uurkostprijs

Tel salarissen, werkgeverslasten, tools, huur en de overige vaste kosten van de maand op en deel dat door de productieve uren van het team. Gebruik het cijfer van je eigen bedrijf, geen marktwaarde. Dat is de uurkostprijs die in de formule gaat.

Begin vandaag met tellen. Zet de timer aan op de taken van deze week en zie in het tijdrapport hoeveel elke klant heeft verbruikt. Gratis urenregistratie per klant activeren.

De formule voor de marge per contract

Met de uren en de uurkostprijs in handen, ziet de berekening per contract er zo uit:

• Kosten van de klant in de maand = geregistreerde uren op de klant × uurkostprijs + directe kosten voor die klant (freelancer, tool, drukwerk)
• Marge van het contract = ontvangen bedrag in de maand − kosten van de klant in de maand
• Margepercentage = marge van het contract ÷ ontvangen bedrag × 100

Maak de berekening drie maanden achter elkaar voordat je conclusies trekt. Eén slechte maand kan een campagnelancering zijn. Drie slechte maanden vormen een patroon.

Voorbeeld met fictieve cijfers

Een ontwerpstudio heeft een uurkostprijs van R$ 90 en twee klanten met een fee van R$ 6.000 per maand. De bedragen zijn ter illustratie, om de berekening te laten zien.

In de financiële administratie betalen beide klanten hetzelfde. Op basis van de uren kost de kliniek meer dan ze betaalt. Bij het bekijken van de aanpassingstaak ontdekt de studio dat 22 van de 71 uur voortkwamen uit verzoeken buiten de scope en uit drie goedkeuringsrondes per uiting.

Wat te doen met een verliesgevend contract

1. Laat de klant de gegevens zien. Het maandrapport per klant, verstuurd via een link zonder inloggen, maakt duidelijk hoeveel er is gedaan en hoeveel aanpassing was. Veel klanten weten niet wat ze vragen.
2. Herdefinieer de scope. Beperk het aantal correctierondes per uiting of het aantal overleggen per maand.
3. Breng het meerwerk in rekening. Uren boven de afspraak worden een extra bedrag, op basis van de registratie.
4. Pas de prijs aan bij verlenging. Gebruik het gemiddelde van drie maanden uren om het nieuwe bedrag voor te stellen.
5. Stop als er geen akkoord komt. Een negatief contract neemt uren in beslag die een winstgevende klant hadden kunnen bedienen.

Uren en financiën op één plek

De formule heeft twee bronnen nodig: uren uit de operatie en omzet uit de financiële administratie. Staan die in verschillende tools, dan moet iemand exporteren, in een spreadsheet combineren en loopt het rapport vertraging op. In Scrumboards staat de financiële module met boekingen, categorieën en bankrekeningen in dezelfde omgeving als de projecten. De toegang tot deze cijfers is beperkt: alleen wie rechten heeft op de financiële module ziet omzet en marge, ook als die het aan SIGMA vraagt, de financiële agent. De modules zie je in de presentatie van het platform.

Wat de uren per persoon laten zien

Hetzelfde tijdrapport dat optelt per klant, telt ook op per persoon, en die tweede doorsnede beantwoordt vragen waar de financiële administratie niet bij komt. Besteedt een ontwerper 60% van haar uren aan één klant, dan wordt haar vertrek van dat account, door vakantie of uitdiensttreding, een risico voor dat contract. Registreert accountmanagement meer uren in overleg dan de creatieven in productie, dan zit het probleem misschien in het goedkeuringsproces en niet in de grootte van het team.

Je kunt ook de statushistorie van taken gebruiken, die laat zien wie elke stap heeft opgeleverd en wanneer, om te begrijpen waar het werk vastloopt. Een taak die vijf dagen in "wacht op klant" staat, kost het team geen uren, maar vertraagt de volgende oplevering en leidt daarna vaak tot haast en herstelwerk. Noteer zulke gevallen samen met de uren: ze verklaren een groot deel van de maanden waarin de marge daalt zonder dat de hoeveelheid werk is veranderd.

Fouten die de berekening vertekenen

• Uren uit het geheugen boeken. Late registratie onderschat de tijd van de klanten die het vaakst storen.
• Managementwerk vergeten. Planning en intern overleg over de klant zijn ook kosten van die klant.
• Een marktconform uurtarief gebruiken. Het gaat om de kosten van jouw organisatie.
• Naar één maand kijken. Seizoensinvloeden misleiden. Gebruik minstens drie maanden.

Veelgestelde vragen

Hoe bereken je of een klant winstgevend is?

Vermenigvuldig de geregistreerde uren op de klant met je uurkostprijs, tel de directe kosten erbij op en trek dat af van wat hij per maand betaalt.

Hoe bereken je de uurkostprijs van het team?

Tel de maandelijkse kosten van het bedrijf op, inclusief salarissen en werkgeverslasten, en deel dat door de productieve uren van het team in die maand.

Moet ik uren registreren als mijn contract een vast bedrag heeft?

Ja. Juist bij een vast contract blijft het teveel aan uren onzichtbaar.

Gaat het team zich verzetten tegen de timer?

Leg uit dat het doel is klanten te meten, niet mensen te controleren, en laat het eerste rapport zien. Zien dat je eigen werk wordt erkend, helpt meestal bij de acceptatie.

Is er een gratis abonnement om mee te beginnen?

Ja, zonder creditcard. De betaalde abonnementen vind je bij prijzen van Scrumboards.

Ontdek je duurste klant

Eén maand geregistreerde uren laat al zien waar de tijd naartoe gaat. Gratis account aanmaken en de eerste klant timen. Wil je eerst de andere modules begrijpen, begin dan op de homepage.