Alternativa ao Trello para agências: quando o quadro simples deixa de dar conta
Paul Boards ·
O Trello atende bem uma agência enquanto o trabalho cabe em cartões que andam da esquerda para a direita. Ele começa a apertar quando a agência precisa saber quantas horas cada cliente consumiu, montar o calendário de posts com aprovação, separar o que cada pessoa pode ver e mandar relatório mensal sem montar planilha. Nesse ponto, uma alternativa como o Scrumboards resolve porque já traz cliente, calendário de conteúdo, horas e relatório no mesmo lugar.
Este texto ajuda a identificar o momento da troca, mostra o que o plano gratuito do Trello oferece hoje e explica como migrar sem perder o que está em andamento.
O que o Trello faz bem
Vale começar sendo justo. O Trello é rápido de aprender, o quadro kanban é claro e qualquer estagiário entende em cinco minutos. Para uma agência de três pessoas com poucos clientes, um quadro por cliente e colunas como "Pauta", "Produção", "Aprovação" e "Publicado" funcionam.
O plano Free, segundo a página de preços do Trello, permite até 10 colaboradores por Workspace, até 10 quadros por Workspace, Power-Ups ilimitados por quadro e 250 execuções de automação por mês. As visualizações de Calendário, Timeline e Tabela ficam no plano Premium.
Sete sinais de que o quadro simples deixou de dar conta
1. Você tem mais clientes do que quadros
Com um quadro por cliente, o limite de 10 quadros no Free aparece rápido. A saída costuma ser juntar clientes num quadro só, e aí os cartões de um se misturam com os do outro.
2. O calendário de conteúdo virou uma planilha paralela
Sem a visualização de calendário no Free, muita agência mantém uma planilha com as datas de publicação. Toda mudança precisa ser feita em dois lugares, e alguém sempre esquece um deles.
3. Ninguém sabe quanto tempo cada cliente consome
O cliente do pacote pequeno pede ajustes toda semana e ninguém consegue provar quanto isso custa. Controle de horas no Trello depende de Power-Up de terceiros, e o dado fica fora do relatório.
4. A aprovação acontece no WhatsApp
O cartão está em "Aprovação", mas o "pode postar" do cliente está num print no celular da atendimento. Quando a pessoa sai de férias, a informação vai junto.
5. Todo mundo vê tudo
O freelancer contratado para um cliente consegue abrir os quadros dos outros, inclusive cartões com valores de proposta. Controlar isso no Trello significa gerenciar membros quadro a quadro.
6. O relatório mensal leva uma tarde
Para mostrar ao cliente o que foi entregue, alguém percorre os cartões arquivados, copia títulos e monta um documento. Isso se repete para cada cliente, todo mês.
7. As refações não aparecem
O cartão volta de "Aprovação" para "Produção" três vezes e o quadro não guarda esse número de forma útil. Sem ele, fica difícil conversar com o cliente sobre escopo.
Se três ou mais desses sinais aparecem na sua rotina, o problema já não é organização pessoal. A ferramenta ficou pequena para o modelo de trabalho.
O que procurar numa alternativa ao Trello
- Cliente como entidade própria. Cada cliente com projetos, Brand Kit, arquivos e histórico, em vez de um quadro com o nome dele.
- Kanban e lista. O designer prefere o quadro e a gerente prefere a lista com prazos. As duas visões precisam mostrar os mesmos dados.
- Horas por tarefa. Cronômetro dentro da tarefa, somando por cliente e por projeto.
- Calendário de conteúdo com prévia e aprovação. O post aparece como vai ser publicado e o status de aprovação fica registrado.
- Permissão por vínculo. A pessoa vê os clientes e as tarefas a que está ligada.
- Relatório que se monta sozinho. Semanal ou mensal por cliente, com link que abre sem login.
Como o Scrumboards cobre esses pontos
No Scrumboards, o cliente é o centro. Dentro dele ficam os projetos, as tarefas em kanban ou lista, o Brand Kit, o calendário de publicações e os relatórios. As tarefas têm status, prioridade, prazo, modelos reutilizáveis e cronômetro. O histórico de status registra cada passagem e quem entregou, o que alimenta o relatório de refações.
Um caso típico: a agência atende uma clínica com 16 posts por mês. Os posts vivem no calendário do cliente com prévia. Quando a clínica pede mudança, a tarefa volta de status e o histórico guarda isso. No fim do mês, o relatório mensal da clínica mostra o que foi publicado, as horas gastas e as refações, e a atendimento manda o link.
Para a produção, o time de agentes de IA ajuda: o ORION redige legendas a partir do tom de voz do cliente, e o PIXEL gera artes. Tudo isso está descrito na página do produto.
Comece pelo cliente que mais dá trabalho. Cadastre-o, copie as tarefas abertas do Trello e use por duas semanas. Montar o quadro da sua agência no plano Free.
Comparação direta
| Necessidade da agência | Trello Free | Scrumboards |
|---|---|---|
| Quadros | Até 10 por Workspace | Projetos organizados por cliente |
| Calendário | Visualização no Premium | Calendário de conteúdo por cliente com prévia e aprovação |
| Horas | Via Power-Up de terceiros | Cronômetro e horas por tarefa |
| Relatórios | Não há relatório por cliente nativo | Tarefas, projetos, tempo, refações e relatório semanal ou mensal por cliente |
| Quem vê o quê | Membros por quadro | Por vínculo com cliente e tarefa e por cargo |
| Reunião e conversa | Fora do Trello | Escritório virtual com reunião por vídeo e convidado por link |
E se a agência ainda é pequena?
Uma agência de duas ou três pessoas, com quatro clientes, pode seguir no Trello sem prejuízo. A troca compensa quando a equipe começa a perder tempo com o que fica fora do quadro: a planilha de datas, o Power-Up de horas, o documento do relatório mensal, o grupo de WhatsApp de cada cliente. Uma conta simples ajuda a decidir. Some as horas por semana que o time gasta copiando informação entre esses lugares. Se passar de duas ou três, a ferramenta já está custando mais do que parece.
Também vale pensar no próximo ano. Se a meta é dobrar o número de clientes, migrar com dez é bem mais tranquilo do que com vinte.
Como migrar do Trello em uma semana
- Dia 1. Cadastre os clientes e preencha o Brand Kit dos principais.
- Dia 2. Crie os status no lugar das colunas do Trello. "Pauta", "Produção", "Aprovação" e "Publicado" funcionam bem como ponto de partida.
- Dia 3. Transforme os cartões que se repetem em modelos de tarefa.
- Dia 4. Traga só o que está em aberto. Cartões antigos podem ficar arquivados no Trello.
- Dia 5. Convide o time, ligue cada pessoa aos clientes que ela atende e peça que todos usem o cronômetro.
Na semana seguinte, olhe o relatório de tempo. Muitas agências descobrem ali qual cliente precisa de uma conversa sobre escopo.
Perguntas frequentes
O Trello é ruim para agências?
Não. Ele funciona para agências pequenas com poucos clientes. A limitação aparece quando a agência precisa de horas, calendário, relatório e permissões por cliente.
Quantas pessoas cabem no Trello grátis?
Até 10 colaboradores por Workspace, segundo a página de preços do Trello em outubro de 2026.
O Scrumboards tem quadro kanban como o Trello?
Tem. As tarefas aparecem em kanban ou em lista, com status personalizáveis.
Preciso de cartão para testar o Scrumboards?
Não. O plano Free é liberado sem cartão de crédito.
Dá para o cliente acompanhar sem criar conta?
Os relatórios podem ser enviados por link que abre sem login.
Hora de trocar o quadro
Se a agência cresceu e o Trello virou uma colcha de quadros, planilhas e prints, vale testar uma ferramenta feita para trabalho com clientes. Veja os planos em reais, conheça o Scrumboards e comece pelo cliente que mais pede ajuste.