Como controlar as horas por cliente e descobrir quais contratos dão prejuízo

Paul Boards · 2026-10-22

Para descobrir quais contratos dão prejuízo, registre as horas de cada tarefa no momento em que o trabalho acontece, some essas horas por cliente no fim do mês e compare o custo dessas horas com o valor que o cliente paga. O contrato em que o custo das horas passa da receita, ou chega perto dela, é o que está tirando dinheiro da empresa.

A conta é simples. O difícil é ter o dado. Horas anotadas de memória na sexta-feira costumam errar para menos, e o erro esconde justamente os clientes que mais pedem ajustes. A seguir, o passo a passo para montar o controle, a fórmula para calcular a margem por contrato e o que fazer quando o número aparece.

Por que o prejuízo fica escondido

Em contrato de valor fixo, a receita é igual todo mês. O custo varia com o comportamento do cliente: reuniões extras, pedidos fora do escopo, aprovações que voltam várias vezes. Sem horas registradas, os dois clientes que pagam o mesmo valor parecem iguais no financeiro, mesmo que um consuma três vezes mais trabalho que o outro.

Há também o tempo que ninguém lança como tarefa: a ligação de vinte minutos, o ajuste rápido no arquivo, a resposta longa no e-mail. Somados ao longo do mês, esses pedaços costumam pesar.

Passo a passo para controlar horas por cliente

1. Toda tarefa pertence a um cliente

Se a tarefa não está ligada a um cliente, a hora dela não entra na conta. Crie a regra de que nenhuma tarefa nasce solta. Para o trabalho interno, como reunião de equipe ou treinamento, use um cliente "Interno" e acompanhe esse número também.

2. Cronômetro na tarefa, não planilha no fim da semana

O cronômetro ligado na própria tarefa registra o tempo real. No Scrumboards, cada tarefa tem cronômetro e horas registradas, e o relatório de tempo soma por cliente, por projeto e por pessoa.

3. Registre também os pedidos pequenos

Crie uma tarefa recorrente por cliente chamada "Ajustes e atendimento do mês". Toda ligação ou ajuste rápido é cronometrado nela. No fim do mês, essa tarefa mostra quanto o cliente consome fora das entregas planejadas.

4. Marque as refações

Quando uma entrega volta, o tempo gasto a mais é refação. O relatório de refações do Scrumboards ajuda a separar o que é trabalho previsto do que é retrabalho, o que muda a conversa com o cliente.

5. Defina o custo da hora

Some salários, encargos, ferramentas, aluguel e demais despesas fixas do mês e divida pelas horas produtivas da equipe. Use o número da sua empresa, não um valor de mercado. Esse é o custo da hora que vai na fórmula.

Comece a contar hoje. Ligue o cronômetro nas tarefas desta semana e veja, no relatório de tempo, quanto cada cliente consumiu. Ativar o controle de horas por cliente grátis.

A fórmula da margem por contrato

Com as horas e o custo da hora em mãos, a conta de cada contrato é esta:

• Custo do cliente no mês = horas registradas no cliente × custo da hora + despesas diretas daquele cliente (freelancer, ferramenta, impressão)
• Margem do contrato = valor recebido no mês − custo do cliente no mês
• Margem percentual = margem do contrato ÷ valor recebido × 100

Faça a conta de três meses seguidos antes de tirar conclusão. Um mês ruim pode ser lançamento de campanha. Três meses ruins formam um padrão.

Exemplo com números fictícios

Um estúdio de design tem custo de hora de R$ 90 e dois clientes com fee de R$ 6.000 por mês. Os valores são ilustrativos, para mostrar a conta.

No financeiro, os dois clientes pagam igual. Pelas horas, a clínica custa mais do que paga. Olhando a tarefa de ajustes, o estúdio descobre que 22 das 71 horas vieram de pedidos fora do escopo e de três rodadas de aprovação por peça.

O que fazer com um contrato no prejuízo

1. Mostre o dado ao cliente. O relatório mensal por cliente, enviado por link sem login, deixa claro quanto foi feito e quanto foi ajuste. Muitos clientes não sabem o que pedem.
2. Redefina o escopo. Limite rodadas de ajuste por peça ou o número de reuniões por mês.
3. Cobre o excedente. Horas acima do combinado viram valor adicional, com base no registro.
4. Reajuste na renovação. Use a média de três meses de horas para propor o novo valor.
5. Encerre se não houver acordo. Um contrato negativo ocupa horas que poderiam atender um cliente rentável.

Juntando horas e financeiro no mesmo lugar

A fórmula precisa de duas fontes: horas da operação e receita do financeiro. Quando as duas vivem em ferramentas diferentes, alguém exporta, cruza em planilha e o relatório atrasa. No Scrumboards, o módulo financeiro com lançamentos, categorias e bancos fica no mesmo espaço dos projetos. O acesso a esses números é restrito: só quem tem permissão no financeiro vê receita e margem, inclusive quando pergunta ao SIGMA, o agente financeiro. Os módulos aparecem na apresentação da plataforma.

O que as horas por pessoa revelam

O mesmo relatório de tempo que soma por cliente também soma por pessoa, e esse segundo recorte responde perguntas que o financeiro não alcança. Se uma designer passa 60% das horas num único cliente, a saída dela da conta, por férias ou desligamento, vira um risco para aquele contrato. Se o atendimento registra mais horas em reuniões do que a criação em produção, o problema pode estar no processo de aprovação, não no tamanho da equipe.

Também dá para usar o histórico de status das tarefas, que mostra quem entregou cada etapa e quando, para entender onde o trabalho trava. Uma tarefa que fica cinco dias em "aguardando cliente" não consome horas da equipe, mas atrasa a entrega seguinte e costuma gerar pressa e retrabalho depois. Anote esses casos junto com as horas: eles explicam boa parte dos meses em que a margem cai sem que o volume de trabalho tenha mudado.

Erros que distorcem a conta

• Lançar horas de memória. O registro tardio subestima o tempo dos clientes que mais interrompem.
• Esquecer o trabalho de gestão. Planejamento e reunião interna sobre o cliente também são custo dele.
• Usar custo da hora de mercado. O que importa é o custo da sua estrutura.
• Olhar um mês só. Sazonalidade engana. Use pelo menos três meses.

Perguntas frequentes

Como calcular se um cliente dá lucro?

Multiplique as horas registradas no cliente pelo custo da sua hora, some as despesas diretas e subtraia do valor que ele paga no mês.

Como calcular o custo da hora da equipe?

Some os custos mensais da empresa, incluindo salários e encargos, e divida pelas horas produtivas da equipe no mês.

Preciso controlar horas se meu contrato é fixo?

Precisa. É no contrato fixo que o excesso de horas fica invisível.

A equipe vai resistir ao cronômetro?

Explique que o objetivo é medir clientes, não vigiar pessoas, e mostre o primeiro relatório. Ver o próprio trabalho reconhecido costuma ajudar na adesão.

Tem plano gratuito para começar?

Tem, sem cartão de crédito. Os planos pagos ficam em preços do Scrumboards.

Descubra o seu cliente mais caro

Um mês de horas registradas já mostra onde o tempo vai. Criar conta grátis e cronometrar o primeiro cliente. Se quiser entender os outros módulos antes, comece pela página inicial.