Kanban para equipe de marketing: quais colunas usar e por quê

Paul Boards ·

Para uma equipe de marketing, o kanban costuma funcionar bem com sete colunas: Backlog, A fazer, Em produção, Revisão interna, Aprovação do cliente, Ajustes e Publicado ou Entregue. Cada coluna representa uma etapa em que a tarefa muda de dono ou de estado, e é isso que justifica a sua existência no quadro.

A regra para decidir se uma coluna deve existir é simples: se uma tarefa pode ficar parada naquela etapa esperando alguém, ela merece uma coluna. Se a etapa dura cinco minutos e ninguém espera por ela, vira um item de checklist dentro da tarefa. Abaixo explicamos cada coluna, quando adaptar e como evitar que o quadro vire um depósito de cartões esquecidos.

O que é um quadro kanban e por que ele combina com marketing

Kanban é um método visual de gestão em que cada tarefa é um cartão que anda por colunas da esquerda para a direita, conforme avança. O quadro mostra em segundos onde está o trabalho e, principalmente, onde ele está parado.

O marketing tem um fluxo com muitas passagens de bastão: o atendimento recebe o pedido, a redação escreve, o design cria, alguém revisa, o cliente aprova, volta para ajuste, sai a publicação. Cada passagem é um ponto onde a tarefa pode ficar esquecida. O kanban torna essas passagens visíveis.

As colunas recomendadas e o motivo de cada uma

Backlog

Tudo que foi pedido ou pensado, mas ainda não tem data para começar. Ideias de campanha, pedidos do cliente para "quando der", melhorias no site. O backlog protege o resto do quadro: o que está ali não pressiona ninguém hoje.

A fazer

Tarefas priorizadas para o ciclo atual, com responsável e prazo definidos. A diferença para o backlog é o compromisso. Se um cartão entrou em "A fazer", alguém já sabe que é dele.

Em produção

O que está sendo feito agora. É a coluna que mais precisa de limite. Se um designer tem nove cartões em produção ao mesmo tempo, na prática ele não está produzindo nenhum com foco. Um limite de duas ou três tarefas por pessoa é um bom ponto de partida.

Revisão interna

Antes de chegar ao cliente, alguém da equipe confere ortografia, marca, tamanho da peça e se a entrega bate com o pedido. Separar essa coluna mostra quando a revisão vira gargalo, o que acontece com frequência quando uma única pessoa revisa tudo.

Aprovação do cliente

Uma das colunas mais importantes e a mais esquecida. Quando a tarefa está esperando o cliente, a bola não está com a equipe. Ter essa coluna separada permite responder com precisão à pergunta "por que o post não saiu?" e cobrar o cliente com dados em vez de impressão.

Ajustes

O cliente pediu alteração. Mandar o cartão de volta para "Em produção" esconde a refação. Uma coluna própria deixa visível quantas peças voltaram e permite medir isso ao longo do mês.

Publicado ou Entregue

O fim do fluxo. Para conteúdo de redes sociais, use "Publicado". Para outras entregas, como relatório ou landing page, "Entregue". O que importa é que a tarefa só chega aqui quando de fato saiu, e não quando ficou pronta.

Monte esse quadro em poucos minutos. No Scrumboards você cria os status do seu jeito, vê o trabalho em kanban ou lista e acompanha prazo, prioridade e horas de cada tarefa. Crie o quadro da sua equipe de marketing grátis.

Colunas que costumam atrapalhar

  • "Urgente". Urgência é prioridade, não etapa. Uma coluna de urgentes vira a coluna mais cheia do quadro em duas semanas. Use o campo de prioridade no cartão.
  • Uma coluna por pessoa. "Bruno", "Carla", "Diego" como colunas transformam o quadro em lista de quem está ocupado e escondem a etapa. Use o responsável no cartão e filtre por pessoa quando precisar.
  • "Parado" ou "Pendente" sem dono. Se uma tarefa está bloqueada, registre o motivo no cartão. Uma coluna genérica de pendências vira um lugar onde as tarefas morrem.
  • Colunas demais. Quadro com doze colunas exige rolar para o lado e ninguém olha as últimas. Se duas etapas sempre acontecem juntas, junte as colunas.

Como adaptar o kanban ao tipo de equipe

Agência com vários clientes

Use um quadro por cliente quando os fluxos forem diferentes, ou um quadro único com filtro por cliente quando o fluxo for o mesmo. O segundo modelo ajuda o gestor a ver a carga da equipe toda. Em qualquer caso, cada cartão precisa estar ligado a um cliente, para que o relatório do mês saia sem garimpo.

Marketing interno de uma empresa

Troque "Aprovação do cliente" por "Aprovação da área" ou "Aprovação do jurídico", conforme quem aprova. Uma empresa de software, por exemplo, pode ter as peças de lançamento passando pelo time de produto antes de sair. A coluna de aprovação continua existindo, só muda o aprovador.

Equipe que produz vídeo

Vídeo tem etapas mais longas e distintas. Pode valer separar "Roteiro", "Gravação" e "Edição" em colunas próprias, porque cada uma tem um responsável diferente e um tempo de espera próprio.

Regras de uso que fazem o quadro funcionar

  1. Todo cartão tem responsável e prazo a partir de "A fazer".
  2. Quem move o cartão é quem fez a etapa. O designer move para revisão quando termina, e não espera o gestor fazer.
  3. Limite de trabalho em produção. Antes de puxar um cartão novo, termine ou devolva um que está aberto.
  4. Revisão rápida do quadro todo dia. Dez minutos de manhã, olhando da direita para a esquerda: primeiro o que está perto de sair, depois o que está parado.
  5. Briefing dentro do cartão. Pedido, referências e arquivos ficam na tarefa, não no grupo de mensagens.

O que o quadro mostra além do dia a dia

Quando cada mudança de coluna fica registrada, o kanban vira fonte de dados. Dá para saber quanto tempo uma peça fica em aprovação, quantas voltaram para ajuste e quem entregou cada tarefa. No Scrumboards, o histórico de status de cada tarefa alimenta os relatórios de tarefas, de tempo e de refações. Também existe cronômetro por tarefa, que mostra quantas horas um cliente consome de fato, informação útil na hora de renegociar contrato.

Para equipes que querem ver como o quadro se conecta ao calendário de conteúdo, ao CRM e ao financeiro, vale conhecer o sistema de gestão de projetos e tarefas do Scrumboards. E se a dúvida for sobre planos, a página de preços mostra o que vem no plano Free.

Perguntas frequentes

Quantas colunas um kanban de marketing deve ter?

Entre cinco e oito. Menos que isso esconde etapas importantes, como a aprovação. Mais que isso dificulta a leitura do quadro.

Kanban ou lista, qual é melhor?

São visões do mesmo trabalho. O kanban mostra o fluxo e os gargalos. A lista é melhor para ordenar por prazo ou filtrar muitos itens. Uma boa ferramenta permite alternar entre as duas.

Devo ter uma coluna de urgentes?

Não. Marque a urgência como prioridade no cartão e mantenha as colunas para as etapas do trabalho.

Como medir se o quadro está funcionando?

Acompanhe quanto tempo as tarefas levam do "A fazer" ao "Publicado" e quantas passam pela coluna de ajustes. Se esses números caem ao longo dos meses, o fluxo está melhorando.

O cliente pode ver o quadro?

Depende da ferramenta e do que você quer mostrar. No Scrumboards, cada pessoa vê apenas o que está ligado a ela, e os relatórios podem ser enviados ao cliente por link, sem login.

Organize o fluxo da sua equipe

Comece com as sete colunas, use por duas semanas e ajuste o que não fizer sentido para o seu fluxo. O quadro certo é o que a equipe consulta todo dia. Comece grátis e monte o kanban de marketing da sua equipe, ou veja antes tudo o que a plataforma faz.