Como medir o antes e depois ao trocar o sistema de gestão da empresa

Paul Boards · 2026-10-23

Para medir o antes e depois de trocar o sistema de gestão, escolha de quatro a seis indicadores ligados ao problema que motivou a troca, meça esses números por pelo menos quatro semanas no sistema antigo, registre a data da virada e meça os mesmos números, do mesmo jeito, por pelo menos oito semanas depois. Sem a linha de base, qualquer melhora ou piora vira opinião.

A troca de sistema costuma ser decidida por incômodo: tarefas perdidas, retrabalho, relatório que leva a tarde inteira. Medir transforma esse incômodo em número e permite responder com honestidade se a mudança valeu o custo e o esforço.

Comece pelo motivo da troca

Escreva em uma frase por que a empresa está trocando de sistema. Exemplos: "perdemos prazos porque as tarefas ficam espalhadas entre e-mail e planilha" ou "o relatório mensal do cliente leva quatro horas para montar". Cada frase aponta um indicador. Medir tudo ao mesmo tempo dispersa a atenção e gera números que ninguém usa.

Indicadores que costumam fazer sentido

Entrega

• Taxa de entrega no prazo: tarefas entregues até a data prevista dividido pelo total de tarefas com prazo vencido no período.
• Tempo de ciclo: dias entre a criação da tarefa e a entrega, pela mediana.
• Tarefas paradas: quantidade de tarefas sem mudança de status há mais de sete dias, contada no mesmo dia da semana.

Qualidade

• Refações por entrega: número de rodadas de ajuste dividido pelo número de entregas.
• Reclamações ou retornos do cliente: contagem simples por mês.

Esforço administrativo

• Tempo para montar relatório: minutos gastos para preparar o relatório de um cliente, cronometrados.
• Ferramentas em uso: quantos sistemas e planilhas a equipe precisa abrir na semana.

Adoção

• Pessoas ativas: quantas pessoas da equipe atualizaram pelo menos uma tarefa na semana.
• Tarefas criadas fora do sistema: pedidos que chegaram por mensagem e não viraram tarefa.

Exemplo de indicador bem definido

Uma definição vaga como "entregas no prazo" abre espaço para cada pessoa contar de um jeito. Veja a diferença para uma definição completa:

Entrega no prazo: tarefas concluídas até as 23h59 da data de prazo, dividido pelo total de tarefas cujo prazo venceu no período. Entram só tarefas de cliente. Ficam de fora tarefas canceladas e tarefas internas. Tarefas sem prazo não entram no cálculo e são contadas à parte.

Com essa definição, um escritório de contabilidade que está trocando a planilha por um sistema consegue comparar março com junho sem discutir o que entrou na conta. A contagem de tarefas sem prazo também vira indicador: se ela cai depois da troca, é sinal de que a equipe passou a definir datas para o que antes ficava solto.

Como medir o "antes"

O sistema antigo raramente oferece os dados prontos. Algumas formas práticas de levantar a linha de base:

1. Exporte o que for possível do sistema atual: datas de criação, prazo e conclusão.
2. Faça uma amostra manual quando não houver exportação: pegue 30 tarefas recentes e anote prazo e data de entrega.
3. Cronometre tarefas administrativas durante quatro semanas, como o fechamento de relatórios.
4. Registre a definição de cada indicador por escrito, incluindo o que fica de fora.

A definição escrita é o que garante comparação justa. Se no antes você contou só tarefas com prazo e no depois contou todas, o número muda por causa da regra e não do sistema.

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Como medir o "depois"

Separe o período de adaptação

As primeiras duas a quatro semanas após a virada costumam ter números piores, porque a equipe ainda está aprendendo. Registre esse período, mas compare a linha de base com as semanas seguintes. Assim, a curva de aprendizado não esconde o resultado nem é confundida com ele.

Mantenha a mesma régua

Use exatamente as definições do antes. Num sistema que registra histórico de status, como o Scrumboards, fica mais fácil calcular tempo de ciclo e tarefas paradas, porque cada mudança tem data. Os relatórios de tarefas, tempo e refações ajudam a extrair os números sem montar planilha.

Anote o que mais mudou

Contratação, saída de cliente grande, mudança de processo, temporada de fim de ano. Esses eventos afetam os indicadores e precisam aparecer ao lado dos números.

Modelo de quadro comparativo

Sempre informe a quantidade de casos ao lado de cada taxa. Uma taxa de entrega no prazo calculada sobre 12 tarefas é muito menos confiável que uma sobre 200.

Cuidados para não enganar a si mesmo

• Não escolha indicadores depois de ver os números. Defina antes da virada.
• Não some economias que se sobrepõem. Se o relatório ficou mais rápido porque as horas já estão registradas, não conte a mesma economia duas vezes.
• Diga o que ficou de fora. Tarefas canceladas, clientes que saíram, semanas de feriado.
• Inclua o custo da troca: horas de migração, treinamento e a diferença de assinatura.

Custo total da mudança

O ganho só faz sentido comparado ao custo. Registre as horas gastas em configuração, importação de dados, treinamento e ajustes, além da mensalidade do novo sistema e de ferramentas que deixaram de ser pagas. Se o novo sistema reúne tarefas, calendário, CRM e financeiro num lugar só, como faz o Scrumboards para empresas de qualquer área, inclua no cálculo as assinaturas que foram canceladas.

Quando os números pioram

Nem toda troca melhora todos os indicadores, e isso também é informação útil. Se a taxa de entrega no prazo caiu depois da adaptação, verifique primeiro se a régua mudou: o sistema novo pode estar registrando prazos que antes nem existiam. Depois, olhe a adoção. Um time em que só metade das pessoas atualiza as tarefas produz números incompletos. Se a régua está igual e a adoção está alta, o problema pode estar no processo configurado, como status demais ou modelos de tarefa mal desenhados. Ajuste uma coisa por vez e meça de novo por algumas semanas.

Como apresentar o resultado

Uma página basta: o motivo da troca, os indicadores com definição, o antes e o depois com quantidade de casos, o período de adaptação, os eventos externos e o custo total. Termine com uma decisão: manter, ajustar o processo ou rever a ferramenta. Resultado sem decisão vira apresentação esquecida.

Perguntas frequentes

Quanto tempo esperar para avaliar a troca?

Pelo menos oito semanas depois do período de adaptação, para ter dados suficientes.

E se o sistema antigo não tiver dados?

Faça uma amostra manual de tarefas recentes e cronometre as rotinas administrativas antes da virada.

Quantos indicadores usar?

De quatro a seis, ligados ao motivo da troca.

Vale migrar todos os times de uma vez?

Um piloto com uma equipe reduz o risco e gera números comparáveis antes da migração completa.

Satisfação da equipe conta?

Conta, como indicador complementar. Use uma pergunta simples, repetida no antes e no depois.

Prepare a linha de base hoje

Se a troca ainda está em avaliação, comece medindo o sistema atual nesta semana. Quando decidir testar, abrir um piloto gratuito no Scrumboards não pede cartão de crédito. Antes disso, veja os módulos e relatórios disponíveis e as perguntas frequentes sobre migração e uso.