Die beste Agentursoftware für Marketingagenturen 2026: Worauf Sie vor der Wahl achten sollten
Paul Boards ·
Die beste Agentursoftware für Marketingagenturen 2026 ist die, die an einem Ort die vier Dinge vereint, die eine Agentur ständig tut: für mehrere Kunden produzieren, mit dem Kunden freigeben, den Zeitaufwand messen und Rechenschaft ablegen. Bevor Sie auf Marken schauen, prüfen Sie, ob das System die Arbeit nach Kunden organisiert, einen Content-Kalender mit Freigabe hat, Stunden pro Aufgabe erfasst, Berichte erzeugt, die der Kunde öffnen kann, und steuert, wer was sieht.
Die meisten Agenturen treffen diese Wahl nach Jahren mit losen Tools: ein Aufgabenboard, eine Stundentabelle, ein Dateiordner und eine WhatsApp-Gruppe für Freigaben. Der folgende Leitfaden hilft, jedes System zu bewerten, auch unseres, mit Kriterien, die sich in einer Woche testen lassen.
Die sieben Kriterien, die in einer Agentur zählen
1. Der Kunde als zentrale Einheit
Eine Agentur hat kein Produkt, sie hat ein Portfolio. Das System muss den Kunden öffnen und Projekte, laufende Aufgaben, Dateien, Corporate Design und Verlauf zeigen. Ein einfacher Test: Bitten Sie eine neue Kundenbetreuerin, ohne jemanden zu fragen herauszufinden, welche Hausschrift ein Kunde offiziell nutzt. Muss sie dafür drei Tools öffnen, löst das System das Problem nicht.
In Scrumboards hat jeder Kunde ein Brand Kit mit Logos, Farben, Schriften, Referenzen, Unternehmensbildern und Vorlagen sowie ein Profil mit Tonalität, Zielgruppe und Wettbewerbern.
2. Content-Kalender mit Vorschau und Freigabe
Der Zyklus aus Post, Prüfung, Anpassung und Freigabe ist der Punkt, an dem eine Agentur am meisten Zeit verliert. Prüfen Sie, ob der Kalender pro Kunde geführt wird, ob er die Vorschau des Posts so zeigt, wie er erscheinen wird, und ob die Freigabe direkt am Eintrag dokumentiert wird. Eine Freigabe per Screenshot auf WhatsApp ist in der Folgewoche verschwunden. Eine im Kalender dokumentierte Freigabe dient als Nachweis, wenn der Kunde sagt, er habe nichts gesehen.
3. Stunden pro Aufgabe, summiert pro Kunde
Ein monatlicher Pauschalvertrag verbirgt Verluste. Ein Kunde, der pro Beitrag sechs Korrekturrunden verlangt, verbraucht doppelt so viele Stunden wie ein anderer mit demselben Honorar. Ohne Timer an der Aufgabe zeigt sich das erst, wenn sich das Team beschwert. Prüfen Sie, ob der Zeitbericht nach Kunde und nach Person gruppiert.
4. Gemessene Korrekturschleifen
Korrekturen sind Kosten. Ein gutes System zählt, wie oft ein Beitrag zurückkam, und zeigt das im Bericht. Die Zahl hilft in zwei Gesprächen: mit dem Kunden, um das Briefing abzustimmen, und mit dem Team, um zu verstehen, wo das Problem beginnt.
5. Ein Bericht, den der Kunde ohne Passwort öffnet
Ein von Hand gebauter monatlicher PDF-Bericht kostet meist einen Nachmittag pro Kunde. Suchen Sie nach Wochen- und Monatsberichten, die aus den Aufgaben erzeugt werden, und nach einem teilbaren Link, der sich ohne Login öffnet. In Scrumboards gibt es außerdem das Kundenportal, in dem der Kunde nur sieht, was zu ihm gehört.
6. Berechtigungen nach Rolle und nach Kunde
Ein freier Designer muss die Finanzen nicht sehen. Die Betreuung eines Etats muss die Verhandlung eines anderen nicht sehen. Mediainvestitionen und Marge sind sensible Daten. Prüfen Sie, ob das System nach Rolle und nach Zuordnung zum Kunden einschränkt und ob diese Regel auch in den Antworten der KI gilt, nicht nur auf dem Bildschirm.
7. Vertrieb und Finanzen im Austausch mit dem operativen Geschäft
Eine Agentur, die einen Vertrag im CRM abschließt und den Kunden danach im Aufgabensystem neu anlegt, verliert unterwegs Informationen. Vertriebspipeline, Lead-Formulare und Finanzbuchungen am selben Ort ersparen Doppelarbeit und geben der Inhaberin den Blick auf den Kunden vom Angebot bis zum Zahlungseingang.
Testen Sie mit einem echten Kunden. Legen Sie das Brand Kit an, planen Sie vier Posts im Kalender und senden Sie die Vorschau zur Freigabe. Freigabe-Kalender kostenlos testen.
Bewertungstabelle für das Meeting
Nutzen Sie diese Tabelle, um zwei oder drei Systeme nebeneinander zu vergleichen. Vergeben Sie für jede Zeile 0 bis 2 Punkte, nachdem Sie getestet haben, nicht nachdem Sie die Demo gesehen haben.
| Kriterium | So testen Sie | Was als bestanden gilt |
|---|---|---|
| Kunde im Zentrum | Hausschrift und offene Aufgaben eines Kunden finden | Alles auf einem Bildschirm, ohne Hilfe |
| Kalender mit Freigabe | Vier Posts zur Kundenfreigabe senden | Vorschau sichtbar und Freigabe am Eintrag dokumentiert |
| Stunden pro Kunde | Eine Woche lang Zeit stoppen und den Bericht erzeugen | Summe pro Kunde und pro Person ohne Tabelle |
| Korrekturen | Einen Beitrag zweimal zurückgeben | Die Zählung erscheint im Bericht |
| Externer Bericht | Den Link an jemanden ohne Konto senden | Öffnet ohne Login und zeigt nur diesen Kunden |
| Berechtigungen | Als Freelancer anmelden | Sieht weder Finanzen noch andere Kunden |
| CRM und Finanzen | Einen Lead bis zum aktiven Kunden führen | Ohne erneute Erfassung |
Wie KI die Wahl 2026 verändert
Fast jedes System wirbt mit KI. Die nützliche Frage ist, was sie mit dem Kontext Ihrer Agentur macht. Ein generischer Assistent schreibt eine Caption. Ein Agent, der Brand Kit und Tonalität des Kunden liest, schreibt die Caption für genau diesen Kunden.
BrainPilot von Scrumboards hat zehn Agenten mit festgelegten Rollen. ORION textet, PIXEL erzeugt Grafiken mit bearbeitbaren Ebenen, CYPHER unterstützt bei bezahlten Medien, POLARIS erstellt Berichte, STELLAR kümmert sich um den Kundenservice und LEX liefert Vertriebsintelligenz. Jeder Agent handelt mit dem Zugriff der anfragenden Person und bringt daher keine Daten eines Kunden ein, dem die Person nicht zugeordnet ist. Für alle, die bereits mit ChatGPT oder Claude arbeiten, gibt es die Anbindung per MCP an die Assistenten, die das Team schon nutzt.
Stellen Sie bei der Bewertung jedem System dieselbe Aufgabe: "Schreibe drei Captions für den Montagspost von Kunde X." Vergleichen Sie, ob das Ergebnis die Tonalität des Kunden trifft, ohne dass Sie das Briefing einfügen.
Häufige Fehler bei der Wahl
- Nach der Demo entscheiden. Die Demo nutzt perfekte Daten. Testen Sie mit dem chaotischsten Kunden im Portfolio.
- Die Kundenbetreuung aus dem Test herauslassen. Am meisten nutzt die Kundenbetreuung Kalender und Freigabe. Ist sie nicht überzeugt, findet keine Einführung statt.
- Die Migration ignorieren. Fragen Sie, wie Kunden, Dateien und offene Aufgaben übernommen werden. Ein gutes System mit schlechter Migration verzögert alles um drei Monate.
- Module kaufen, die niemand nutzt. Beginnen Sie mit dem Produktions- und Freigabeprozess. CRM und Finanzen kommen dazu, wenn die Grundlagen laufen.
Ein zweiwöchiger Testplan
- Tag 1 und 2: Legen Sie zwei Kunden an, einen einfachen und einen schwierigen, jeweils mit vollständigem Brand Kit.
- Tag 3 bis 7: Führen Sie die Wochenproduktion dieser Kunden im System durch, mit laufendem Timer.
- Tag 8 und 9: Senden Sie den Kalender zur Freigabe und erfassen Sie die Korrekturen.
- Tag 10: Erzeugen Sie den Zeitbericht und den Kundenbericht und senden Sie den Link.
- Tag 11 bis 14: Bringen Sie Kundenbetreuung, Kreation und Finanzen zusammen und füllen Sie die Bewertungstabelle aus.
Die hier genannten Module sind in der Funktionsübersicht von Scrumboards beschrieben.
Häufige Fragen
Was ist das wichtigste Kriterium bei der Wahl einer Agentursoftware?
Die Organisation nach Kunden. Bündelt das System nicht Aufgaben, Dateien, Marke und Verlauf jedes Kunden, wird der Rest zum Flickwerk.
Brauche ich eine Zeiterfassung, wenn ich ein festes Honorar berechne?
Ja. Erst die Zeiterfassung zeigt, welche Pauschalverträge mehr verbrauchen, als sie einbringen.
Muss der Kunde ein Konto anlegen, um freizugeben?
In Scrumboards kann er alles über das Kundenportal oder über einen Berichtslink ohne Login verfolgen.
Greift die KI des Systems auf die Daten aller Kunden zu?
In Scrumboards nicht. Der Agent nutzt den Zugriff der anfragenden Person und respektiert dieselben Berechtigungen wie die Oberfläche.
Was kostet es?
Es gibt einen Free-Plan ohne Kreditkarte. Die übrigen Preise finden Sie auf der Seite mit Plänen und Preisen.
Testen Sie mit einem echten Kunden
Ein gutes Kriterium ist ein getestetes Kriterium. Kostenlos mit dem schwierigsten Kunden der Agentur starten und die Tabelle mit dem ausfüllen, was Sie gesehen haben. Wenn Sie sich vorher informieren möchten, zeigt die Startseite von Scrumboards die Module im Detail.