Kanban-Board für Marketingteams: Welche Spalten Sie brauchen und warum

Paul Boards ·

Für ein Marketingteam funktioniert ein Kanban-Board meist gut mit sieben Spalten: Backlog, To-do, In Arbeit, Interne Prüfung, Kundenfreigabe, Änderungen und Veröffentlicht bzw. Geliefert. Jede Spalte steht für einen Schritt, in dem die Aufgabe den Besitzer oder den Zustand wechselt, und genau das rechtfertigt ihren Platz auf dem Board.

Die Regel, ob eine Spalte existieren sollte, ist einfach: Kann eine Aufgabe in diesem Schritt liegen bleiben und auf jemanden warten, verdient sie eine Spalte. Dauert der Schritt fünf Minuten und wartet niemand darauf, wird er zum Checklistenpunkt in der Aufgabe. Im Folgenden erklären wir jede Spalte, wann Sie sie anpassen sollten und wie Sie verhindern, dass das Board zum Lager vergessener Karten wird.

Was ist ein Kanban-Board und warum passt es zum Marketing?

Kanban ist eine visuelle Managementmethode, bei der jede Aufgabe eine Karte ist, die mit dem Fortschritt von links nach rechts durch die Spalten wandert. Das Board zeigt in Sekunden, wo die Arbeit steht und vor allem, wo sie feststeckt.

Marketing hat einen Ablauf mit vielen Übergaben: Die Kundenberatung nimmt die Anfrage an, die Redaktion schreibt, das Design gestaltet, jemand prüft, der Kunde gibt frei, es geht zur Änderung zurück, der Post geht raus. Jede Übergabe ist eine Stelle, an der die Aufgabe vergessen werden kann. Kanban macht diese Übergaben sichtbar.

Die empfohlenen Spalten und der Grund für jede

Backlog

Alles, was angefragt oder angedacht wurde, aber noch keinen Starttermin hat. Kampagnenideen, Kundenwünsche für „irgendwann“, Verbesserungen an der Website. Der Backlog schützt den Rest des Boards: Was dort liegt, setzt heute niemanden unter Druck.

To-do

Für den aktuellen Zyklus priorisierte Aufgaben mit festgelegtem Verantwortlichen und Frist. Der Unterschied zum Backlog ist die Verbindlichkeit. Ist eine Karte in „To-do“, weiß bereits jemand, dass sie ihm gehört.

In Arbeit

Was gerade bearbeitet wird. Diese Spalte braucht am dringendsten ein Limit. Hat ein Designer neun Karten gleichzeitig in Arbeit, arbeitet er in der Praxis an keiner davon fokussiert. Ein Limit von zwei oder drei Aufgaben pro Person ist ein guter Ausgangspunkt.

Interne Prüfung

Bevor etwas zum Kunden geht, prüft jemand im Team Rechtschreibung, Marke, Format des Assets und ob die Lieferung zur Anfrage passt. Eine eigene Spalte zeigt, wann die Prüfung zum Engpass wird, was oft passiert, wenn eine einzige Person alles prüft.

Kundenfreigabe

Eine der wichtigsten Spalten und die am häufigsten vergessene. Wartet die Aufgabe auf den Kunden, liegt der Ball nicht beim Team. Mit dieser eigenen Spalte können Sie die Frage „Warum ist der Post nicht live?“ präzise beantworten und beim Kunden mit Daten statt mit Eindrücken nachhaken.

Änderungen

Der Kunde hat eine Änderung gewünscht. Die Karte zurück nach „In Arbeit“ zu schieben, versteckt die Korrektur. Eine eigene Spalte macht sichtbar, wie viele Assets zurückkamen, und erlaubt, das über den Monat zu messen.

Veröffentlicht oder Geliefert

Das Ende des Ablaufs. Für Social-Media-Content nutzen Sie „Veröffentlicht“, für andere Leistungen wie Report oder Landingpage „Geliefert“. Wichtig ist, dass die Aufgabe erst hier landet, wenn sie tatsächlich draußen ist, nicht schon, wenn sie fertig ist.

Bauen Sie dieses Board in wenigen Minuten auf. In Scrumboards legen Sie die Status nach Ihren Vorstellungen an, sehen die Arbeit als Kanban oder Liste und verfolgen Frist, Priorität und Stunden jeder Aufgabe. Erstellen Sie das Board Ihres Marketingteams kostenlos.

Spalten, die meist stören

  • „Dringend“. Dringlichkeit ist eine Priorität, kein Arbeitsschritt. Eine Spalte für Dringendes wird in zwei Wochen zur vollsten des Boards. Nutzen Sie das Prioritätsfeld auf der Karte.
  • Eine Spalte pro Person. „Bruno“, „Carla“, „Diego“ als Spalten machen das Board zur Liste, wer beschäftigt ist, und verstecken den Arbeitsschritt. Nutzen Sie den Verantwortlichen auf der Karte und filtern Sie bei Bedarf nach Person.
  • „Blockiert“ oder „Offen“ ohne Besitzer. Ist eine Aufgabe blockiert, notieren Sie den Grund auf der Karte. Eine allgemeine Spalte für Offenes wird zum Ort, an dem Aufgaben sterben.
  • Zu viele Spalten. Ein Board mit zwölf Spalten erfordert seitliches Scrollen, und niemand schaut sich die letzten an. Finden zwei Schritte immer zusammen statt, legen Sie die Spalten zusammen.

So passen Sie Kanban an Ihr Team an

Agentur mit mehreren Kunden

Nutzen Sie ein Board pro Kunde, wenn die Abläufe unterschiedlich sind, oder ein gemeinsames Board mit Kundenfilter, wenn der Ablauf gleich ist. Das zweite Modell hilft der Leitung, die Auslastung des ganzen Teams zu sehen. In jedem Fall muss jede Karte einem Kunden zugeordnet sein, damit der Monatsreport ohne Sucherei entsteht.

Inhouse-Marketing eines Unternehmens

Ersetzen Sie „Kundenfreigabe“ durch „Freigabe Fachbereich“ oder „Freigabe Rechtsabteilung“, je nachdem, wer freigibt. Bei einem Softwareunternehmen etwa können die Launch-Assets vor der Veröffentlichung durch das Produktteam gehen. Die Freigabespalte bleibt, nur der Freigebende ändert sich.

Team, das Videos produziert

Video hat längere und klar getrennte Schritte. Es kann sich lohnen, „Drehbuch“, „Dreh“ und „Schnitt“ in eigene Spalten zu teilen, weil jeder Schritt einen anderen Verantwortlichen und eine eigene Wartezeit hat.

Nutzungsregeln, damit das Board funktioniert

  1. Jede Karte hat ab „To-do“ einen Verantwortlichen und eine Frist.
  2. Wer den Schritt erledigt hat, verschiebt die Karte. Der Designer schiebt sie in die Prüfung, wenn er fertig ist, und wartet nicht auf die Leitung.
  3. WIP-Limit für Arbeit in Bearbeitung. Bevor Sie eine neue Karte ziehen, schließen Sie eine offene ab oder geben Sie sie zurück.
  4. Täglich ein kurzer Blick aufs ganze Board. Zehn Minuten am Morgen, von rechts nach links: zuerst, was kurz vor dem Abschluss steht, dann, was feststeckt.
  5. Briefing in die Karte. Anfrage, Referenzen und Dateien gehören in die Aufgabe, nicht in die Chatgruppe.

Was das Board über den Alltag hinaus zeigt

Wird jeder Spaltenwechsel dokumentiert, wird Kanban zur Datenquelle. Sie sehen, wie lange ein Asset in der Freigabe liegt, wie viele zur Änderung zurückkamen und wer welche Aufgabe geliefert hat. In Scrumboards speist die Statushistorie jeder Aufgabe die Reports zu Aufgaben, Zeit und Korrekturen. Es gibt außerdem einen Timer pro Aufgabe, der zeigt, wie viele Stunden ein Kunde tatsächlich beansprucht, eine nützliche Information bei Vertragsnachverhandlungen.

Für Teams, die sehen möchten, wie das Board mit Content-Kalender, CRM und Finanzen zusammenhängt, lohnt sich ein Blick auf das Projekt- und Aufgabenmanagement von Scrumboards. Und wenn es um Tarife geht, zeigt die Preisseite, was im Free-Tarif enthalten ist.

Häufige Fragen

Wie viele Spalten sollte ein Marketing-Kanban haben?

Zwischen fünf und acht. Weniger verstecken wichtige Schritte wie die Freigabe. Mehr erschweren das Lesen des Boards.

Kanban oder Liste, was ist besser?

Beides sind Ansichten derselben Arbeit. Kanban zeigt Ablauf und Engpässe. Die Liste eignet sich besser, um nach Frist zu sortieren oder viele Einträge zu filtern. Ein gutes Tool lässt Sie zwischen beiden wechseln.

Sollte ich eine Spalte für Dringendes haben?

Nein. Markieren Sie Dringlichkeit als Priorität auf der Karte und behalten Sie die Spalten für die Arbeitsschritte.

Wie messe ich, ob das Board funktioniert?

Verfolgen Sie, wie lange Aufgaben von „To-do“ bis „Veröffentlicht“ brauchen und wie viele durch die Änderungsspalte gehen. Sinken diese Zahlen über die Monate, verbessert sich der Ablauf.

Kann der Kunde das Board sehen?

Das hängt vom Tool ab und davon, was Sie zeigen wollen. In Scrumboards sieht jede Person nur, was ihr zugeordnet ist, und Reports lassen sich dem Kunden per Link ohne Login schicken.

Organisieren Sie den Ablauf Ihres Teams

Starten Sie mit den sieben Spalten, nutzen Sie sie zwei Wochen und passen Sie an, was für Ihren Ablauf keinen Sinn ergibt. Das richtige Board ist das, in das das Team jeden Tag schaut. Starten Sie kostenlos und bauen Sie das Marketing-Kanban Ihres Teams auf, oder sehen Sie sich vorher alles an, was die Plattform kann.