Liquiditätsplanung für Agenturen: So sehen Sie schwierige Monate kommen

Paul Boards ·

Um die schwierigen Monate einer Agentur vorherzusehen, erstellen Sie eine Liquiditätsprognose über 12 Monate mit drei Ebenen: bereits vertraglich gesicherte wiederkehrende Einnahmen, wahrscheinliche Einnahmen mit geschätztem Datum und alle fixen und saisonalen Ausgaben. Ein schwieriger Monat zeigt sich, wenn der prognostizierte Kontostand unter die von Ihnen festgelegte Mindestreserve fällt, und die Prognose zeigt das Wochen oder Monate im Voraus.

Die meisten Agenturen spüren den Engpass erst, wenn er da ist, weil sie auf den Kontoauszug schauen, und der zeigt die Vergangenheit. Die Prognose schaut nach vorn. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie eine aufbauen, welche Daten Sie brauchen und wie Sie handeln, wenn sie eine Lücke anzeigt.

Warum Agenturen vorhersehbar schwierige Monate haben

Eine Marketingagentur lebt von Verträgen, die beginnen, enden und ihren Umfang ändern. Die Kosten dagegen sind fast alle fix: Gehälter, Tools, Miete oder Remote-Infrastruktur, Steuern. Dieser Unterschied erzeugt Muster, die sich wiederholen.

  • 13. Monatsgehalt und Urlaub (in Brasilien gesetzlich): Kosten, die Monate im Voraus bekannt sind, für die viele Agenturen aber keine Rückstellung bilden.
  • Vertragsende: Launch-Projekte oder befristete Kampagnen hören zu einem Datum auf abzurechnen, das schon im Vertrag steht.
  • Verspäteter Zahlungseingang: Der Kunde zahlt nach 30 oder 45 Tagen, das Gehalt ist aber am fünften Werktag fällig.
  • Saisonalität beim Kunden: Ein Handelskunde kann sein Budget nach dem Jahresendgeschäft kürzen.

All diese Ereignisse haben ein Datum. Ist das Datum erfasst, lässt sich der schwierige Monat berechnen.

Die drei Ebenen der Prognose

1. Vertraglich gesicherte Einnahmen

Listen Sie jeden aktiven Vertrag mit Monatsbetrag, Fälligkeitstag und Enddatum auf. Ein Vertrag ohne Enddatum braucht ein Überprüfungsdatum, denn eine Verlängerung ist nicht garantiert. Diese Ebene ist die verlässlichste und sollte die Grundlage für Entscheidungen sein.

2. Wahrscheinliche Einnahmen

Angebote in Verhandlung, mündlich vereinbarte Nachträge und Einzelprojekte, die der Kunde angekündigt hat. Erfassen Sie Betrag, erwartetes Datum und eine ehrliche Wahrscheinlichkeit. Ein gestern verschicktes Angebot zählt nicht so viel wie eines kurz vor der Unterschrift. Wenn Sie eine CRM-Pipeline nutzen, helfen deren Phasen bei der Einschätzung dieser Wahrscheinlichkeit.

3. Ausgaben

Teilen Sie sie in fixe (Gehälter, Geschäftsführervergütung, Tools, Steuerberater), variable (Freelancer, Videoproduktion, weiterberechnete Werbeausgaben) und saisonale (13. Monatsgehalt, Urlaub, jährliche Lizenzverlängerungen, ggf. Quartalssteuern).

So erstellen Sie die Prognose in der Praxis

  1. Legen Sie 12 Spalten an, eine pro Monat. Beginnen Sie mit dem aktuellen Monat.
  2. Tragen Sie die vertraglich gesicherten Einnahmen ein, und zwar im Monat, in dem das Geld eingeht, nicht im Monat der Leistung.
  3. Addieren Sie die wahrscheinlichen Einnahmen in einer eigenen Zeile, multipliziert mit der Wahrscheinlichkeit.
  4. Erfassen Sie alle Ausgaben, auch die saisonalen im Monat ihrer Fälligkeit.
  5. Berechnen Sie den kumulierten Saldo: Anfangssaldo plus Einnahmen minus Ausgaben, Monat für Monat.
  6. Markieren Sie die Mindestreserve, zum Beispiel zwei Monate Fixkosten, und heben Sie die Monate hervor, die darunter liegen.

Erstellen Sie zwei Versionen des Saldos: eine nur mit gesicherten Einnahmen und eine inklusive der wahrscheinlichen. Der Abstand zwischen beiden zeigt, wie sehr Ihre Zukunft von noch nicht abgeschlossenen Verkäufen abhängt.

Beispiel für die Auswertung

Stellen Sie sich eine Agentur mit sechs Personen vor, deren größter Kunde, eine Fitnessstudiokette, einen Vertrag bis August hat. Die Prognose nur mit Verträgen zeigt bis Juli einen komfortablen Saldo und im September einen starken Rückgang, der mit der Jahresrate eines Design-Tools zusammenfällt. Mit dieser Information im März hat die Agentur fünf Monate Zeit, um zu verlängern, die Einnahmen zu ersetzen oder eine Ratenzahlung für die Lizenz auszuhandeln.

Liegt Ihre Liquidität noch in einer losen Tabelle? Erfassen Sie Buchungen, Kategorien und Bankkonten an einem Ort, der mit den Projekten verbunden ist. Finanzen der Agentur kostenlos organisieren

Wo Sie diese Daten speichern

Eine Tabelle funktioniert am Anfang, veraltet aber schnell, weil jemand Buchungen aus Bank und Rechnungen übertragen muss. Ideal ist es, Forderungen und Verbindlichkeiten dort zu erfassen, wo die Agentur auch Kunden und Projekte verwaltet. In Scrumboards, der brasilianischen Plattform für Arbeitsmanagement, bietet das Finanzmodul Buchungen, anpassbare Kategorien, Bankkonten, wiederkehrende Transaktionen und einen Dokumententresor. Der Zugriff ist auf berechtigte Personen beschränkt, was wichtig ist, wenn das ganze Team das System für Aufgaben nutzt.

Gut definierte Kategorien machen bei der Prognose den Unterschied. Trennen Sie „wiederkehrende Einnahmen“, „Projekteinnahmen“, „Personal“, „Tools“ und „Steuern“, damit Sie das Muster jeder Zeile lesen können statt einer vermischten Summe.

Was tun, wenn die Prognose einen schlechten Monat zeigt

Zahlungseingänge vorziehen oder neu ordnen

Verhandeln Sie mit Bestandskunden, den Fälligkeitstag vor den Gehaltslauf zu legen. Bei neuen Projekten verlangen Sie eine Anzahlung bei Unterschrift. Solche Änderungen lassen sich Monate im Voraus leichter vorschlagen als in der Woche des Engpasses.

Abhängigkeit von einem Kunden verringern

Macht ein einzelner Vertrag einen großen Teil der Einnahmen aus, wird sein Ende zum schwierigen Monat. Die Prognose zeigt das als konkreten Betrag, was bei der Priorisierung der Akquise hilft.

Variable Ausgaben anpassen

Freelancer und ausgelagerte Produktion lassen sich umplanen. Fixe Ausgaben erfordern größere Entscheidungen und sollten der letzte Hebel sein.

Den Vertrieb mit Deadline steuern

Zeigt die Prognose eine Lücke im September, bekommt das Vertriebsziel ein Datum: Der neue Vertrag muss bis Juli unterschrieben sein, um rechtzeitig abzurechnen. Die CRM-Pipeline wird dann zusammen mit der Liquidität gelesen.

Monatsroutine in 30 Minuten

  • Gleichen Sie den abgeschlossenen Monat mit dem Kontoauszug ab.
  • Aktualisieren Sie Vertragsenden und Verlängerungen.
  • Überprüfen Sie die Wahrscheinlichkeiten offener Angebote.
  • Fügen Sie den neuen Monat am Ende der Prognose hinzu, damit Sie immer 12 Monate vorausschauen.
  • Dokumentieren Sie die Entscheidung für jeden Monat unter der Reserve.

Monatlich durchgeführt, macht diese Routine die Liquiditätsplanung zum Entscheidungswerkzeug. Ohne sie wird die Prognose zu einer schönen Datei, die niemand öffnet.

Warnsignale vor dem Engpass

Manche Signale tauchen Wochen vor dem Rückgang des Saldos auf und verdienen in der Monatsprüfung Aufmerksamkeit:

  • Überfällige Forderungen, die von Monat zu Monat wachsen.
  • Ein wichtiger Vertrag ohne Verlängerungsgespräch drei Monate vor Ende.
  • Angebote, die seit über einem Monat in derselben Pipeline-Phase stehen.
  • Variable Ausgaben wie Freelancer, die ohne entsprechende neue Einnahmen steigen.

Treten zwei dieser Signale gemeinsam auf, lohnt es sich, die Prognose sofort neu aufzustellen, ohne den Monatsabschluss abzuwarten. Eine Agentur, die im Mai merkt, dass der Kunde, eine Sprachschule, sich nicht zur Verlängerung im Juli geäußert hat, kann noch handeln. Im Juli bleibt nur noch, Kosten zu kürzen.

Häufige Fehler

  • Einnahmen im Monat der Leistung statt im Monat des Zahlungseingangs erfassen.
  • Angebote so mitrechnen, als wären sie abgeschlossen.
  • Jährliche Kosten vergessen, die nur einmal fällig werden.
  • Private Finanzen der Gesellschafter mit denen der Agentur vermischen.

Häufige Fragen

Welcher Zeitraum ist für die Prognose ideal?

Rollierende zwölf Monate, jeden Monat aktualisiert. Die ersten drei sind die genauesten.

Wie hoch sollte die Reserve sein?

Ein gängiger Richtwert sind zwei bis drei Monate Fixkosten, der Betrag hängt aber vom Risiko jeder Agentur ab. Legen Sie ihn mit Ihrem Steuerberater fest.

Ist Liquiditätsplanung dasselbe wie die Gewinn- und Verlustrechnung?

Nein. Die GuV zeigt das Ergebnis periodengerecht; die Liquiditätsplanung zeigt, wann Geld ein- und ausgeht.

Brauche ich ein System oder reicht eine Tabelle?

Eine Tabelle reicht, wenn jemand sie diszipliniert pflegt. Ein System reduziert Doppelarbeit, wenn die Buchungen bereits mit Kunden und Konten verknüpft sind.

Wie gehe ich mit Kunden um, die immer zu spät zahlen?

Planen Sie den Zahlungseingang zum tatsächlichen durchschnittlichen Zahlungsdatum ein, nicht zum Vertragsdatum.

Beginnen Sie mit den nächsten drei Monaten

Wenn Ihnen die 12-Monats-Prognose zu aufwendig erscheint, starten Sie mit den nächsten drei: Verträge, Gehälter und Jahreskosten. Agenturkonto anlegen und erste Buchungen erfassen geht ohne Kreditkarte. Wie die Finanzen mit Kunden und Projekten zusammenhängen, zeigen die Module von Scrumboards; außerdem finden Sie hier die verfügbaren Tarife.