Trello-Alternative für Agenturen: Wenn das einfache Board nicht mehr reicht

Paul Boards · 2026-10-22

Trello dient einer Agentur gut, solange die Arbeit in Karten passt, die von links nach rechts wandern. Eng wird es, wenn die Agentur wissen muss, wie viele Stunden jeder Kunde verbraucht hat, einen Redaktionsplan mit Freigabe braucht, trennen will, wer was sehen darf, und monatliche Berichte ohne Tabellenkalkulation verschicken möchte. An diesem Punkt hilft eine Alternative wie Scrumboards, weil Kunde, Content-Kalender, Stunden und Berichte bereits an einem Ort vereint sind.

Dieser Text hilft Ihnen, den richtigen Zeitpunkt für den Wechsel zu erkennen, zeigt, was der kostenlose Trello-Tarif heute bietet, und erklärt, wie Sie umziehen, ohne laufende Arbeit zu verlieren.

Was Trello gut kann

Fair bleiben lohnt sich. Trello ist schnell erlernt, das Kanban-Board ist übersichtlich, und jede Praktikantin versteht es in fünf Minuten. Für eine Agentur mit drei Personen und wenigen Kunden funktionieren ein Board pro Kunde und Spalten wie „Themen“, „Produktion“, „Freigabe“ und „Veröffentlicht“.

Der Free-Tarif erlaubt laut der Trello-Preisseite bis zu 10 Mitarbeitende pro Workspace, bis zu 10 Boards pro Workspace, unbegrenzte Power-Ups pro Board und 250 Automatisierungsläufe pro Monat. Die Ansichten Kalender, Timeline und Tabelle gibt es im Premium-Tarif.

Sieben Anzeichen, dass das einfache Board nicht mehr reicht

1. Sie haben mehr Kunden als Boards

Mit einem Board pro Kunde ist die Grenze von 10 Boards im Free-Tarif schnell erreicht. Die übliche Lösung ist, mehrere Kunden in einem Board zusammenzulegen, und dann vermischen sich die Karten des einen mit denen des anderen.

2. Der Redaktionsplan ist zur parallelen Tabelle geworden

Ohne Kalenderansicht im Free-Tarif führen viele Agenturen eine Tabelle mit den Veröffentlichungsterminen. Jede Änderung muss an zwei Stellen erfolgen, und irgendwer vergisst immer eine davon.

3. Niemand weiß, wie viel Zeit jeder Kunde kostet

Der Kunde mit dem kleinen Paket will jede Woche Anpassungen, und niemand kann belegen, was das kostet. Zeiterfassung in Trello hängt von einem Power-Up eines Drittanbieters ab, und die Daten bleiben außerhalb des Berichts.

4. Die Freigabe läuft über WhatsApp

Die Karte steht auf „Freigabe“, aber das „Kann raus“ des Kunden steckt in einem Screenshot auf dem Handy der Kundenbetreuerin. Geht sie in den Urlaub, geht die Information mit.

5. Alle sehen alles

Der Freelancer, der für einen Kunden engagiert wurde, kann die Boards der anderen öffnen, einschließlich Karten mit Angebotswerten. Das in Trello zu steuern bedeutet, Mitglieder Board für Board zu verwalten.

6. Der Monatsbericht kostet einen ganzen Nachmittag

Um dem Kunden zu zeigen, was geliefert wurde, geht jemand die archivierten Karten durch, kopiert Titel und baut ein Dokument. Das wiederholt sich für jeden Kunden, jeden Monat.

7. Korrekturschleifen bleiben unsichtbar

Die Karte wandert dreimal von „Freigabe“ zurück in „Produktion“, und das Board hält diese Zahl nicht in brauchbarer Form fest. Ohne sie lässt sich mit dem Kunden schwer über den Leistungsumfang sprechen.

Treffen drei oder mehr dieser Anzeichen auf Ihren Alltag zu, geht es nicht mehr um persönliche Organisation. Das Tool ist für Ihr Arbeitsmodell zu klein geworden.

Worauf Sie bei einer Trello-Alternative achten sollten

• Der Kunde als eigene Einheit. Jeder Kunde mit Projekten, Brand Kit, Dateien und Historie, statt eines Boards mit seinem Namen.
• Kanban und Liste. Der Designer bevorzugt das Board, die Managerin die Liste mit Fristen. Beide Ansichten müssen dieselben Daten zeigen.
• Stunden pro Aufgabe. Eine Stoppuhr in der Aufgabe, summiert nach Kunde und Projekt.
• Content-Kalender mit Vorschau und Freigabe. Der Post erscheint so, wie er veröffentlicht wird, und der Freigabestatus wird festgehalten.
• Berechtigung nach Zuordnung. Jede Person sieht die Kunden und Aufgaben, denen sie zugeordnet ist.
• Berichte, die sich selbst erstellen. Wöchentlich oder monatlich pro Kunde, mit einem Link, der sich ohne Login öffnet.

Wie Scrumboards diese Punkte abdeckt

In Scrumboards steht der Kunde im Mittelpunkt. Darin liegen die Projekte, die Aufgaben als Kanban oder Liste, das Brand Kit, der Veröffentlichungskalender und die Berichte. Aufgaben haben Status, Priorität, Frist, wiederverwendbare Vorlagen und eine Stoppuhr. Der Statusverlauf hält jeden Wechsel und die liefernde Person fest, was den Bericht zu Korrekturschleifen speist.

Ein typischer Fall: Die Agentur betreut eine Klinik mit 16 Posts pro Monat. Die Posts liegen mit Vorschau im Kalender des Kunden. Wünscht die Klinik eine Änderung, springt die Aufgabe im Status zurück, und der Verlauf speichert das. Am Monatsende zeigt der Monatsbericht der Klinik, was veröffentlicht wurde, die aufgewendeten Stunden und die Korrekturen, und die Kundenbetreuung schickt den Link.

In der Produktion hilft das Team aus KI-Agenten: ORION schreibt Captions auf Basis der Tonalität des Kunden, und PIXEL erstellt Motive. All das ist auf der Produktseite beschrieben.

Beginnen Sie mit dem aufwendigsten Kunden. Legen Sie ihn an, übernehmen Sie die offenen Aufgaben aus Trello und arbeiten Sie zwei Wochen damit. Das Board Ihrer Agentur im Free-Tarif einrichten.

Direkter Vergleich

Und wenn die Agentur noch klein ist?

Eine Agentur mit zwei oder drei Personen und vier Kunden kann ohne Nachteil bei Trello bleiben. Der Wechsel lohnt sich, wenn das Team Zeit mit allem verliert, was außerhalb des Boards liegt: die Termintabelle, das Stunden-Power-Up, das Dokument für den Monatsbericht, die WhatsApp-Gruppe pro Kunde. Eine einfache Rechnung hilft bei der Entscheidung. Addieren Sie die Stunden pro Woche, die das Team mit dem Kopieren von Informationen zwischen diesen Orten verbringt. Sind es mehr als zwei oder drei, kostet das Tool bereits mehr, als es scheint.

Denken Sie auch an das nächste Jahr. Ist das Ziel, die Zahl der Kunden zu verdoppeln, ist ein Umzug mit zehn deutlich entspannter als mit zwanzig.

So ziehen Sie in einer Woche von Trello um

1. Tag 1. Legen Sie die Kunden an und füllen Sie das Brand Kit der wichtigsten aus.
2. Tag 2. Erstellen Sie Status anstelle der Trello-Spalten. „Themen“, „Produktion“, „Freigabe“ und „Veröffentlicht“ sind ein guter Ausgangspunkt.
3. Tag 3. Machen Sie aus wiederkehrenden Karten Aufgabenvorlagen.
4. Tag 4. Übernehmen Sie nur, was offen ist. Alte Karten können in Trello archiviert bleiben.
5. Tag 5. Laden Sie das Team ein, ordnen Sie jede Person ihren Kunden zu und bitten Sie alle, die Stoppuhr zu nutzen.

In der Woche danach sehen Sie sich den Zeitbericht an. Viele Agenturen erkennen dort, mit welchem Kunden ein Gespräch über den Leistungsumfang fällig ist.

Häufige Fragen

Ist Trello schlecht für Agenturen?

Nein. Es funktioniert für kleine Agenturen mit wenigen Kunden. Die Grenze zeigt sich, wenn die Agentur Stunden, Kalender, Berichte und Berechtigungen pro Kunde braucht.

Wie viele Personen passen in das kostenlose Trello?

Bis zu 10 Mitarbeitende pro Workspace, laut der Trello-Preisseite im Oktober 2026.

Hat Scrumboards ein Kanban-Board wie Trello?

Ja. Aufgaben erscheinen als Kanban oder Liste, mit anpassbaren Status.

Brauche ich eine Kreditkarte, um Scrumboards zu testen?

Nein. Der Free-Tarif ist ohne Kreditkarte verfügbar.

Kann der Kunde mitverfolgen, ohne ein Konto anzulegen?

Die Berichte lassen sich per Link senden, der sich ohne Login öffnet.

Zeit, das Board zu wechseln

Wenn Ihre Agentur gewachsen ist und Trello zu einem Flickenteppich aus Boards, Tabellen und Screenshots geworden ist, lohnt sich ein Test mit einem Tool, das für die Arbeit mit Kunden gemacht ist. Sehen Sie sich die Tarife in Real an, lernen Sie Scrumboards kennen und beginnen Sie mit dem Kunden, der die meisten Änderungen verlangt.

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