Wie Sie beim Wechsel der Management-Software Vorher und Nachher messen

Paul Boards · 2026-10-23

Um Vorher und Nachher beim Wechsel Ihrer Management-Software zu messen, wählen Sie vier bis sechs Kennzahlen, die mit dem Problem zusammenhängen, das den Wechsel ausgelöst hat, messen diese Werte mindestens vier Wochen lang im alten System, halten das Datum der Umstellung fest und messen danach dieselben Werte auf dieselbe Weise mindestens acht Wochen lang. Ohne Baseline wird jede Verbesserung oder Verschlechterung zur Meinungssache.

Ein Systemwechsel wird meist aus Frust beschlossen: verlorene Aufgaben, Nacharbeit, ein Bericht, der den ganzen Nachmittag kostet. Messen macht aus diesem Frust Zahlen und erlaubt eine ehrliche Antwort darauf, ob sich die Umstellung gemessen an Kosten und Aufwand gelohnt hat.

Beginnen Sie mit dem Grund für den Wechsel

Schreiben Sie in einem Satz auf, warum das Unternehmen das System wechselt. Beispiele: "Wir verpassen Fristen, weil Aufgaben über E-Mail und Tabellen verstreut sind" oder "Der monatliche Kundenbericht braucht vier Stunden". Jeder Satz verweist auf eine Kennzahl. Alles gleichzeitig zu messen, zerstreut die Aufmerksamkeit und erzeugt Zahlen, die niemand nutzt.

Kennzahlen, die meist sinnvoll sind

Lieferung

• Termintreue: bis zum geplanten Datum gelieferte Aufgaben geteilt durch alle Aufgaben, deren Frist im Zeitraum abgelaufen ist.
• Durchlaufzeit: Tage zwischen Anlage der Aufgabe und Lieferung, als Median.
• Liegengebliebene Aufgaben: Anzahl der Aufgaben ohne Statusänderung seit mehr als sieben Tagen, immer am selben Wochentag gezählt.

Qualität

• Korrekturschleifen pro Lieferung: Anzahl der Korrekturrunden geteilt durch die Anzahl der Lieferungen.
• Beschwerden oder Rückläufer vom Kunden: einfache Zählung pro Monat.

Verwaltungsaufwand

• Zeit für die Berichterstellung: gestoppte Minuten für die Vorbereitung eines Kundenberichts.
• Genutzte Tools: wie viele Systeme und Tabellen das Team pro Woche öffnen muss.

Akzeptanz

• Aktive Personen: wie viele Teammitglieder mindestens eine Aufgabe pro Woche aktualisiert haben.
• Außerhalb des Systems erstellte Aufgaben: Anfragen, die per Nachricht kamen und nicht zur Aufgabe wurden.

Beispiel für eine sauber definierte Kennzahl

Eine vage Definition wie "pünktliche Lieferungen" lässt jede Person anders zählen. Sehen Sie den Unterschied zu einer vollständigen Definition:

Pünktliche Lieferung: Aufgaben, die bis 23:59 Uhr des Fälligkeitsdatums abgeschlossen wurden, geteilt durch alle Aufgaben, deren Frist im Zeitraum abgelaufen ist. Es zählen nur Kundenaufgaben. Ausgenommen sind abgebrochene und interne Aufgaben. Aufgaben ohne Frist gehen nicht in die Berechnung ein und werden separat gezählt.

Mit dieser Definition kann ein Steuerbüro, das die Tabelle durch ein System ersetzt, März mit Juni vergleichen, ohne darüber zu streiten, was in die Rechnung eingeflossen ist. Auch die Zahl der Aufgaben ohne Frist wird zur Kennzahl: Sinkt sie nach dem Wechsel, ist das ein Zeichen, dass das Team nun Termine für das festlegt, was vorher offen blieb.

So messen Sie das "Vorher"

Das alte System liefert die Daten selten fertig. Einige praktische Wege, die Baseline zu erheben:

1. Exportieren Sie, was möglich ist, aus dem aktuellen System: Anlage-, Fälligkeits- und Abschlussdaten.
2. Ziehen Sie eine manuelle Stichprobe, wenn es keinen Export gibt: Nehmen Sie 30 aktuelle Aufgaben und notieren Sie Frist und Lieferdatum.
3. Stoppen Sie Verwaltungsaufgaben vier Wochen lang, etwa den Abschluss von Berichten.
4. Halten Sie die Definition jeder Kennzahl schriftlich fest, einschließlich dessen, was ausgeschlossen ist.

Die schriftliche Definition sichert einen fairen Vergleich. Wenn Sie vorher nur Aufgaben mit Frist gezählt haben und nachher alle, ändert sich die Zahl wegen der Regel und nicht wegen des Systems.

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So messen Sie das "Nachher"

Grenzen Sie die Einarbeitungsphase ab

Die ersten zwei bis vier Wochen nach der Umstellung zeigen meist schlechtere Werte, weil das Team noch lernt. Erfassen Sie diesen Zeitraum, aber vergleichen Sie die Baseline mit den darauffolgenden Wochen. So verdeckt die Lernkurve das Ergebnis nicht und wird auch nicht mit ihm verwechselt.

Behalten Sie denselben Maßstab bei

Verwenden Sie exakt die Definitionen von vorher. In einem System, das den Statusverlauf speichert, wie Scrumboards, lassen sich Durchlaufzeit und liegengebliebene Aufgaben leichter berechnen, weil jede Änderung ein Datum hat. Die Berichte zu Aufgaben, Zeit und Korrekturschleifen helfen, die Zahlen ohne eigene Tabelle zu ermitteln.

Notieren Sie, was sich sonst noch geändert hat

Neueinstellungen, der Weggang eines großen Kunden, Prozessänderungen, die Jahresendsaison. Solche Ereignisse beeinflussen die Kennzahlen und gehören neben die Zahlen.

Vorlage für eine Vergleichstabelle

Geben Sie neben jeder Quote immer die Fallzahl an. Eine Termintreue, die auf 12 Aufgaben beruht, ist weit weniger verlässlich als eine auf Basis von 200.

Vorsicht, damit Sie sich nicht selbst täuschen

• Wählen Sie Kennzahlen nicht erst, nachdem Sie die Zahlen gesehen haben. Legen Sie sie vor der Umstellung fest.
• Addieren Sie keine Einsparungen, die sich überschneiden. Wenn der Bericht schneller geht, weil die Stunden bereits erfasst sind, zählen Sie dieselbe Ersparnis nicht doppelt.
• Sagen Sie, was ausgeschlossen wurde. Abgebrochene Aufgaben, verlorene Kunden, Feiertagswochen.
• Rechnen Sie die Kosten des Wechsels ein: Stunden für Migration, Schulung und die Differenz beim Abonnement.

Gesamtkosten der Umstellung

Der Gewinn ergibt nur im Vergleich zu den Kosten Sinn. Erfassen Sie die Stunden für Konfiguration, Datenimport, Schulung und Anpassungen sowie die Monatsgebühr des neuen Systems und die Tools, die nicht mehr bezahlt werden. Wenn das neue System Aufgaben, Kalender, CRM und Finanzen an einem Ort bündelt, wie es Scrumboards für Unternehmen jeder Branche tut, beziehen Sie die gekündigten Abonnements in die Rechnung ein.

Wenn sich die Zahlen verschlechtern

Nicht jeder Wechsel verbessert alle Kennzahlen, und auch das ist eine nützliche Information. Ist die Termintreue nach der Einarbeitung gesunken, prüfen Sie zuerst, ob sich der Maßstab geändert hat: Das neue System erfasst womöglich Fristen, die es vorher gar nicht gab. Schauen Sie danach auf die Akzeptanz. Ein Team, in dem nur die Hälfte die Aufgaben aktualisiert, liefert unvollständige Zahlen. Ist der Maßstab gleich und die Akzeptanz hoch, liegt das Problem womöglich im konfigurierten Prozess, etwa zu viele Status oder schlecht entworfene Aufgabenvorlagen. Ändern Sie eine Sache nach der anderen und messen Sie einige Wochen erneut.

So präsentieren Sie das Ergebnis

Eine Seite genügt: der Grund für den Wechsel, die Kennzahlen mit Definition, Vorher und Nachher mit Fallzahlen, die Einarbeitungsphase, externe Ereignisse und die Gesamtkosten. Schließen Sie mit einer Entscheidung: beibehalten, den Prozess anpassen oder das Tool überdenken. Ein Ergebnis ohne Entscheidung wird zur vergessenen Präsentation.

Häufige Fragen

Wie lange sollte man warten, bevor man den Wechsel bewertet?

Mindestens acht Wochen nach der Einarbeitungsphase, damit genügend Daten vorliegen.

Was, wenn das alte System keine Daten hat?

Ziehen Sie eine manuelle Stichprobe aktueller Aufgaben und stoppen Sie die Verwaltungsroutinen vor der Umstellung.

Wie viele Kennzahlen sollte man verwenden?

Vier bis sechs, verknüpft mit dem Grund für den Wechsel.

Lohnt es sich, alle Teams auf einmal umzustellen?

Ein Pilot mit einem Team senkt das Risiko und liefert vergleichbare Zahlen vor der vollständigen Migration.

Zählt die Zufriedenheit des Teams?

Ja, als ergänzende Kennzahl. Nutzen Sie eine einfache Frage, die vorher und nachher gleich gestellt wird.

Bereiten Sie die Baseline heute vor

Wenn der Wechsel noch geprüft wird, beginnen Sie diese Woche damit, das aktuelle System zu messen. Wenn Sie testen möchten: Ein kostenloses Pilotprojekt in Scrumboards starten erfordert keine Kreditkarte. Sehen Sie sich vorher die verfügbaren Module und Berichte sowie die häufigen Fragen zu Migration und Nutzung an.