Zeiterfassung pro Kunde: So finden Sie heraus, welche Verträge Verlust machen

Paul Boards · 2026-10-22

Um herauszufinden, welche Verträge Verlust machen, erfassen Sie die Stunden jeder Aufgabe genau dann, wenn die Arbeit passiert, summieren sie am Monatsende pro Kunde und vergleichen die Kosten dieser Stunden mit dem, was der Kunde zahlt. Der Vertrag, bei dem die Stundenkosten die Einnahmen übersteigen oder nahe daran liegen, ist der, der dem Unternehmen Geld entzieht.

Die Rechnung ist einfach. Schwierig ist es, die Daten zu haben. Stunden, die am Freitag aus dem Gedächtnis eingetragen werden, sind meist zu niedrig, und der Fehler versteckt genau die Kunden, die die meisten Änderungen verlangen. Im Folgenden: wie Sie die Erfassung aufsetzen, die Formel für die Marge pro Vertrag und was zu tun ist, wenn die Zahl auftaucht.

Warum der Verlust verborgen bleibt

Bei einem Pauschalvertrag sind die Einnahmen jeden Monat gleich. Die Kosten schwanken mit dem Verhalten des Kunden: zusätzliche Meetings, Wünsche außerhalb des Leistungsumfangs, Freigaben, die mehrmals zurückkommen. Ohne erfasste Stunden sehen zwei Kunden, die denselben Betrag zahlen, in der Buchhaltung gleich aus, auch wenn einer dreimal so viel Arbeit verursacht wie der andere.

Dazu kommt die Zeit, die niemand als Aufgabe einträgt: das zwanzigminütige Telefonat, die schnelle Änderung an der Datei, die lange Antwort per E-Mail. Über den Monat summiert, fallen diese Stücke meist ins Gewicht.

Schritt für Schritt: Stunden pro Kunde erfassen

1. Jede Aufgabe gehört zu einem Kunden

Ist eine Aufgabe keinem Kunden zugeordnet, zählen ihre Stunden nicht mit. Führen Sie die Regel ein, dass keine Aufgabe lose entsteht. Für interne Arbeit wie Teammeetings oder Schulungen nutzen Sie einen Kunden „Intern“ und behalten auch diese Zahl im Blick.

2. Timer in der Aufgabe statt Tabelle am Wochenende

Der Timer direkt in der Aufgabe erfasst die tatsächliche Zeit. In Scrumboards hat jede Aufgabe einen Timer und erfasste Stunden, und der Zeitreport summiert nach Kunde, Projekt und Person.

3. Erfassen Sie auch die kleinen Anfragen

Legen Sie pro Kunde eine wiederkehrende Aufgabe „Änderungen und Betreuung des Monats“ an. Jedes Telefonat und jede kleine Änderung wird darauf gestoppt. Am Monatsende zeigt diese Aufgabe, wie viel der Kunde außerhalb der geplanten Leistungen beansprucht.

4. Markieren Sie Korrekturen

Kommt eine Lieferung zurück, ist die zusätzliche Zeit Korrekturaufwand. Der Korrekturen-Report von Scrumboards hilft, geplante Arbeit von Nacharbeit zu trennen, und das verändert das Gespräch mit dem Kunden.

5. Legen Sie die Kosten pro Stunde fest

Addieren Sie Gehälter, Lohnnebenkosten, Tools, Miete und die übrigen Fixkosten des Monats und teilen Sie die Summe durch die produktiven Stunden des Teams. Nutzen Sie die Zahl Ihres eigenen Unternehmens, keinen Marktwert. Das sind die Kosten pro Stunde, die in die Formel eingehen.

Fangen Sie heute an zu zählen. Starten Sie den Timer bei den Aufgaben dieser Woche und sehen Sie im Zeitreport, wie viel jeder Kunde beansprucht hat. Zeiterfassung pro Kunde kostenlos aktivieren.

Die Formel für die Marge pro Vertrag

Mit den Stunden und den Kosten pro Stunde sieht die Rechnung für jeden Vertrag so aus:

• Kosten des Kunden im Monat = beim Kunden erfasste Stunden × Kosten pro Stunde + direkte Ausgaben für diesen Kunden (Freelancer, Tool, Druck)
• Marge des Vertrags = im Monat erhaltener Betrag − Kosten des Kunden im Monat
• Marge in Prozent = Marge des Vertrags ÷ erhaltener Betrag × 100

Rechnen Sie drei Monate in Folge, bevor Sie Schlüsse ziehen. Ein schlechter Monat kann ein Kampagnenstart sein. Drei schlechte Monate sind ein Muster.

Beispiel mit fiktiven Zahlen

Ein Designstudio hat Kosten pro Stunde von R$ 90 und zwei Kunden mit einer Pauschale von R$ 6.000 pro Monat. Die Werte dienen nur zur Veranschaulichung der Rechnung.

In der Buchhaltung zahlen beide Kunden gleich viel. Nach den Stunden kostet die Klinik mehr, als sie zahlt. Beim Blick in die Änderungsaufgabe stellt das Studio fest, dass 22 der 71 Stunden auf Wünsche außerhalb des Leistungsumfangs und auf drei Freigaberunden pro Asset zurückgingen.

Was tun mit einem Vertrag im Minus

1. Zeigen Sie dem Kunden die Daten. Der monatliche Kundenreport, per Link ohne Login verschickt, macht klar, wie viel geleistet wurde und wie viel davon Änderungen waren. Viele Kunden wissen nicht, wie viel sie anfragen.
2. Definieren Sie den Leistungsumfang neu. Begrenzen Sie die Korrekturrunden pro Asset oder die Zahl der Meetings pro Monat.
3. Berechnen Sie den Mehraufwand. Stunden über das Vereinbarte hinaus werden auf Basis der Erfassung zusätzlich abgerechnet.
4. Passen Sie den Preis bei der Verlängerung an. Nutzen Sie den Dreimonatsdurchschnitt der Stunden, um den neuen Betrag vorzuschlagen.
5. Beenden Sie den Vertrag, wenn keine Einigung gelingt. Ein Vertrag im Minus belegt Stunden, die einem rentablen Kunden zugutekommen könnten.

Stunden und Finanzen an einem Ort

Die Formel braucht zwei Quellen: Stunden aus dem Betrieb und Einnahmen aus der Buchhaltung. Liegen beide in verschiedenen Tools, exportiert jemand, gleicht in einer Tabelle ab, und der Report verspätet sich. In Scrumboards liegt das Finanzmodul mit Buchungen, Kategorien und Bankkonten im selben Bereich wie die Projekte. Der Zugriff auf diese Zahlen ist beschränkt: Nur wer im Finanzbereich berechtigt ist, sieht Einnahmen und Marge, auch wenn er SIGMA fragt, den Finanz-Agenten. Die Module sehen Sie in der Vorstellung der Plattform.

Was die Stunden pro Person zeigen

Derselbe Zeitreport, der nach Kunde summiert, summiert auch nach Person, und dieser zweite Blickwinkel beantwortet Fragen, an die die Buchhaltung nicht herankommt. Verbringt eine Designerin 60% ihrer Stunden bei einem einzigen Kunden, wird ihr Ausfall durch Urlaub oder Weggang zum Risiko für diesen Vertrag. Erfasst die Kundenberatung mehr Stunden in Meetings als die Kreation in der Produktion, liegt das Problem womöglich im Freigabeprozess, nicht in der Teamgröße.

Auch die Statushistorie der Aufgaben, die zeigt, wer welchen Schritt wann geliefert hat, hilft zu verstehen, wo die Arbeit stockt. Eine Aufgabe, die fünf Tage auf „wartet auf Kunde“ steht, verbraucht keine Teamstunden, verzögert aber die nächste Lieferung und führt danach oft zu Hektik und Nacharbeit. Notieren Sie solche Fälle zusammen mit den Stunden: Sie erklären einen Großteil der Monate, in denen die Marge sinkt, ohne dass sich das Arbeitsvolumen verändert hat.

Fehler, die die Rechnung verzerren

• Stunden aus dem Gedächtnis eintragen. Späte Erfassung unterschätzt die Zeit der Kunden, die am häufigsten unterbrechen.
• Die Managementarbeit vergessen. Planung und interne Meetings zum Kunden sind ebenfalls seine Kosten.
• Marktübliche Stundenkosten verwenden. Entscheidend sind die Kosten Ihrer eigenen Struktur.
• Nur einen Monat betrachten. Saisonalität täuscht. Nutzen Sie mindestens drei Monate.

Häufige Fragen

Wie berechne ich, ob ein Kunde profitabel ist?

Multiplizieren Sie die beim Kunden erfassten Stunden mit Ihren Kosten pro Stunde, addieren Sie die direkten Ausgaben und ziehen Sie das Ergebnis von seiner Monatszahlung ab.

Wie berechne ich die Kosten pro Stunde des Teams?

Addieren Sie die monatlichen Kosten des Unternehmens, inklusive Gehältern und Lohnnebenkosten, und teilen Sie sie durch die produktiven Stunden des Teams im Monat.

Muss ich Stunden erfassen, wenn mein Vertrag pauschal ist?

Ja. Gerade beim Pauschalvertrag bleibt der Mehraufwand unsichtbar.

Wird sich das Team gegen den Timer wehren?

Erklären Sie, dass Kunden gemessen werden sollen, nicht Menschen überwacht, und zeigen Sie den ersten Report. Die eigene Arbeit anerkannt zu sehen, fördert meist die Akzeptanz.

Gibt es einen kostenlosen Tarif für den Einstieg?

Ja, ohne Kreditkarte. Die kostenpflichtigen Tarife finden Sie unter Preise von Scrumboards.

Finden Sie Ihren teuersten Kunden

Schon ein Monat erfasster Stunden zeigt, wohin die Zeit fließt. Kostenloses Konto erstellen und den ersten Kunden stoppen. Wenn Sie vorher die anderen Module verstehen möchten, beginnen Sie auf der Startseite.