Como padronizar uma tarefa repetida com um modelo no Scrumboards
Para padronizar uma tarefa que se repete, salve as instruções comuns em Tarefas → Modelos. Depois, crie a tarefa da vez e selecione o texto em Modelo de Pauta. O Scrumboards preenche a descrição. Você ajusta as informações daquela entrega, como prazo e responsáveis, e salva a tarefa. Esse procedimento é manual a cada execução.
Imagine um estúdio que envia arquivos para a gráfica toda semana. A cada pedido, alguém precisa conferir a versão da arte, comparar o arquivo com o pedido e guardar a confirmação de recebimento. Quando essas instruções ficam espalhadas em mensagens, o próximo responsável pode enviar um PDF antigo. O modelo deixa o roteiro dentro da tarefa em que o trabalho acontece.
Separe o que se repete do que muda a cada entrega
Abra duas ou três tarefas recentes e procure as orientações que valeriam para todas. No exemplo da gráfica, conferir a versão aprovada e registrar a confirmação de recebimento são etapas fixas. O link da arte, a gráfica e as especificações do pedido mudam.
Deixe as etapas fixas na descrição do modelo. Nos dados variáveis, indique o que a pessoa precisa preencher. Se a equipe costuma parar para perguntar qual arquivo vale, inclua um campo para o link da versão aprovada e peça que seja preenchido antes do envio. Um campo em branco é mais fácil de identificar do que um link antigo que parece correto.
Crie o modelo em Tarefas
- No menu, abra Tarefas → Modelos para entrar em Modelos de Pauta.
- Clique em Novo Modelo. Em Título, escreva um nome que indique o momento de uso, como Conferência antes de enviar à gráfica.
- Em Descrição, insira os campos que mudam, as verificações e o critério para encerrar a tarefa. Use o exemplo abaixo como ponto de partida.
- Clique em Criar. Se a opção de criar o modelo estiver indisponível, peça ao administrador que confira as permissões do seu cargo.
Se precisar rever os botões ou editar um modelo existente, consulte o guia de modelos de tarefa do Scrumboards.
Checklist para copiar
Informações desta entrega
- Pedido ou briefing — inserir o link.
- Arte aprovada — inserir o link do arquivo final e indicar a versão.
- Gráfica — preencher o nome e o canal de envio.
Conferência
- Abra o arquivo indicado e confirme se é a versão aprovada.
- Compare medidas, formato e demais especificações com o pedido desta entrega.
- Se houver divergência, registre o item e confirme a correção antes de enviar.
- Depois do envio, anote o canal usado e registre a confirmação de recebimento na tarefa.
Quando concluir
A conferência termina quando a gráfica confirma que recebeu a versão correta. Se o arquivo saiu e o retorno ainda está pendente, deixe essa pendência registrada para quem acompanha a entrega.
Aplique o modelo na tarefa da vez
Em Tarefas, abra Nova tarefa. No campo Modelo de Pauta, selecione Conferência antes de enviar à gráfica. Preencha os dados que ficaram em aberto na descrição e dê à tarefa um título específico, como Conferir arquivo do catálogo de novembro. Defina o projeto, o responsável e a data limite conforme o trabalho da vez. Clique em Salvar. Veja o passo a passo para criar projetos e tarefas.
Você também pode escolher o modelo numa tarefa que já existe. A escolha substitui a descrição atual. Antes de aplicá-lo, copie instruções e links que você precisa preservar. Se o seletor Modelo de Pauta não aparecer, confira se existe pelo menos um modelo criado na empresa em que você está trabalhando.
Revise o roteiro depois das primeiras entregas
Use o modelo por algumas rodadas. Se a equipe ainda perguntar qual é a versão aprovada, torne o campo correspondente mais específico. Se uma checagem só faz sentido em pedidos de um tipo, separe-a em outro modelo ou escreva em que situação ela se aplica.
Ao atualizar a pauta em Tarefas → Modelos, o texto revisado fica disponível para as próximas aplicações. Nas tarefas em andamento, revise a descrição individualmente se a nova orientação também precisar valer para elas. Para começar, escolha uma entrega da próxima semana e monte um primeiro roteiro em Projetos e Tarefas do Scrumboards.