Como destravar uma tarefa bloqueada por outra equipe
Para destravar uma tarefa bloqueada por outra equipe, registre o que falta na tarefa original, faça um pedido específico a quem pode atendê-lo e combine quando haverá uma resposta. Mantenha uma pessoa responsável pela entrega enquanto outra resolve a dependência. Se a resposta não chegar a tempo, use o impacto no prazo para decidir se dá para avançar em parte ou se é preciso combinar uma nova entrega.
Imagine que uma equipe de implantação esteja montando o cronograma de treinamento de nove lojas. A estrutura já está pronta, mas o Cadastro ainda precisa confirmar os horários de três unidades. Sem essa informação, a equipe pode preparar o material do treinamento, mas não pode reservar os instrutores. Escrever só “aguardando Cadastro” no quadro esconde a parte do trabalho que parou e deixa sem resposta a pergunta mais importante: até quando dá para esperar?
Registre o que falta e o que vai parar
Anote a informação, a aprovação ou o arquivo que falta. Indique qual etapa depende disso e o que ainda pode avançar. Se o quadro tiver um status de bloqueio, use-o com a explicação no cartão. O aviso serve para trazer o impedimento à revisão do time. A tarefa continua em andamento para fins de acompanhamento até que o trabalho seja retomado e concluído.
O Guia Kanban recomenda revisar os itens ativos e agir para remover os bloqueios. Na prática, vale olhar as tarefas bloqueadas antes de abrir mais trabalho. Se a equipe começar várias tarefas enquanto espera respostas, pode acabar sem capacidade de retomar as entregas quando as dependências forem resolvidas.
Faça um pedido que a outra equipe consiga responder
Escreva para a pessoa que consegue resolver a dependência ou confirmar quem a assumirá. Inclua o que precisa receber, o horário em que precisa ter uma previsão e a consequência de esperar além do limite. O prazo de retorno pode ser mais curto que o de entrega. Uma resposta como “consigo confirmar duas lojas até as 14h, a terceira só amanhã” já permite reorganizar parte do trabalho.
Na situação fictícia do treinamento, a responsável pela implantação deixa este pedido na tarefa:
Ana, do Cadastro, você consegue confirmar até as 13h quando teremos os horários das lojas Centro, Norte e Leste? Para reservar os instrutores hoje, precisamos dos três horários até as 15h. Se alguma unidade ainda estiver sem confirmação, informe qual e a primeira previsão de resposta.
Ana fica responsável por confirmar os horários. A pessoa que coordena a implantação acompanha o retorno, atualiza o cronograma e conversa com quem espera a entrega. Mesmo quando a outra área tem uma tarefa própria para resolver a pendência, o quadro de implantação ainda precisa mostrar por que a entrega está parada.
Decida o que fazer quando a espera ameaça o prazo
Antes de cobrar de novo, releia o pedido e confira se o horário combinado passou. Se passou, leve a decisão a quem pode escolher entre as opções. Nesse exemplo, às 13h Ana confirma duas lojas e informa que a unidade Leste só responde no dia seguinte. A implantação pode reservar os horários das oito unidades confirmadas e deixar a última para uma segunda rodada, desde que o cliente concorde com a entrega parcial. Se as nove unidades precisarem entrar no mesmo cronograma, o próximo passo é negociar uma nova data.
Combine também o que permite retomar a tarefa. Nesse caso, a dependência só está resolvida quando os horários estiverem confirmados e registrados no cronograma. Quando isso acontecer, atualize o cartão e informe a nova previsão a quem dependia dele.
Comece com um bloqueio que já está no quadro
Escolha uma tarefa que está parada hoje e complete quatro informações no cartão: o que falta, quem pode resolver, quando você espera uma resposta e qual decisão será necessária se a espera continuar. Se a mesma dependência aparecer em vários projetos, leve os casos à próxima revisão do fluxo e combine como pedir a informação mais cedo.
No Scrumboards, use um status de tarefa definido pela equipe para dar visibilidade ao bloqueio e registre o pedido nos comentários da tarefa. Se o problema começa antes, quando os pedidos ainda chegam sem responsável, veja como organizar a triagem da equipe.