Como recuperar follow-ups atrasados no CRM do Scrumboards
Para recuperar follow-ups atrasados no CRM do Scrumboards, abra as fichas das negociações em aberto e confira o que foi combinado no Histórico. Atualize Responsável, Próxima ação e Data próxima ação na aba Dados. Comece pelos retornos que a equipe prometeu ao cliente e deixou passar.
Imagine uma empresa de manutenção que enviou três propostas na semana passada. Para uma delas, a vendedora ficou de confirmar na sexta se havia equipe disponível. A sexta passou, e o cartão continua em Negociação. A etapa diz onde a venda está. A ficha precisa dizer quem vai dar retorno e quando.
Revise as fichas das negociações abertas
Abra o CRM e escolha as colunas que concentram as negociações em andamento. Se o quadro é dividido entre vendedores, use o filtro de responsável para revisar uma carteira por vez. Clique em cada cartão e confira na ficha a data da próxima ação e o último combinado registrado. Consulte os filtros disponíveis no guia do funil e das etapas do CRM.
Separe os casos em três grupos. A ordem ajuda a decidir por onde começar quando a carteira é grande.
- Retorno prometido e atrasado. Confira se a equipe já respondeu por outro canal. Se a promessa continua em aberto, priorize o contato.
- Retorno previsto para esta semana. Veja se a próxima ação tem uma pessoa responsável e se ela tem o que precisa para executá-la.
- Negociação sem próximo passo. Consulte o histórico para saber se ainda existe uma decisão pendente. Combine uma ação com data ou registre por que a oportunidade vai sair da fila ativa.
Um lead criado há três meses pode ter retorno marcado para amanhã. Por isso, leia a data da próxima ação na ficha. A data de criação só informa quando o contato entrou no CRM.
Escreva uma ação que outra pessoa consiga executar
Na aba Dados da ficha, confira o Responsável, descreva a Próxima ação, preencha Data próxima ação e clique em Salvar. “Fazer follow-up” deixa quase tudo em aberto. “Ligar para confirmar se a equipe de compras aprovou a visita técnica” indica o canal, o assunto e a resposta que permite avançar.
Quando a data prometida já passou, registre no Histórico o combinado anterior e o que aconteceu. Depois coloque a nova ação nos campos da ficha. Assim, quem assume a negociação consegue explicar o atraso sem depender de uma conversa privada. Quando o cliente pedir uma data mais distante, registre a razão da espera e a data que ele indicou.
Depois de cada contato, anote o resultado e atualize o próximo passo. Se houve uma decisão definitiva, siga o procedimento para marcar o negócio como ganho ou perdido. Se ainda falta uma resposta, mantenha o retorno com data e responsável.
Exemplo de uma revisão na segunda-feira
Uma empresa de manutenção comercial abre as propostas em andamento e encontra três situações. Os nomes e os casos abaixo são fictícios.
| Negociação | O que apareceu na revisão | Próxima ação registrada |
|---|---|---|
| Mercado Horizonte | A equipe prometeu na sexta confirmar a disponibilidade da visita técnica. | Na segunda, Ana confirma a agenda interna e liga para informar duas opções de horário. |
| Clínica Ipê | O comprador pediu que a proposta revisada fosse enviada na terça-feira. | Na terça, Diego envia a proposta com as duas unidades incluídas e confirma se ela chegou à pessoa que vai decidir. |
| Oficina Cedro | A cliente informou que o orçamento será analisado depois do dia 20. | No dia 23, Ana escreve para confirmar se a análise foi retomada. |
Para o retorno atrasado, uma mensagem direta pode reabrir a conversa. “Olá, Carla. Eu fiquei de confirmar a visita na sexta e não dei retorno. Tenho disponibilidade na quarta às 10h ou na quinta às 14h. Qual horário funciona para sua equipe?”
Feche a revisão com dois números
Conte quantas negociações abertas ficaram sem ação, data ou responsável e quantos retornos prometidos ainda estão atrasados. Se alguma ficha continuar incompleta, combine quem vai resolvê-la e quando. Na próxima revisão, use o mesmo recorte da carteira para ver se o volume de pendências caiu.
Para começar, escolha cinco fichas em aberto e faça a revisão no CRM do Scrumboards. Se a equipe ainda estiver desenhando as etapas, use também o guia de funil de vendas do primeiro contato à proposta.