Portal do cliente no Scrumboards: como acompanhar entregas
No Scrumboards, libere o acesso ao portal para o contato do cliente, organize as entregas com prazo e próximo passo e confira o resultado com um acesso de teste. O portal do cliente reúne os projetos e as tarefas que aquele contato tem permissão para acompanhar.
Imagine que uma consultoria envie a primeira versão de um diagnóstico na terça. Na quinta, o cliente pergunta no grupo se o trabalho está no prazo e qual arquivo deve ler. A equipe tem as duas respostas, mas elas estão em lugares diferentes. Uma entrega bem registrada no portal reúne essas informações entre as reuniões.
Escolha o que faz sentido acompanhar
Comece com um projeto em andamento e liste os marcos que fazem parte do combinado com o cliente. Numa consultoria de atendimento, podem ser o diagnóstico do processo atual, a proposta de melhoria e a entrega do plano final. Vincule o projeto ao cliente no Scrumboards e organize as entregas como tarefas com nomes claros e datas combinadas. Se precisar montar o projeto do zero, siga o guia para criar um projeto e as primeiras tarefas.
Pense na pergunta que cada título deve responder. “Diagnóstico do atendimento para revisão” orienta quem abre o portal. “Validar V3 com operações” é útil para a equipe, mas exige contexto para quem está de fora. Use os status que sua empresa já adotou e explique ao cliente o que significa uma entrega em revisão, concluída ou aguardando uma informação dele.
Libere o acesso e confira a visão do cliente
Confira primeiro as permissões do cargo de cliente que será usado. Depois abra a ficha em Clientes e localize Responsáveis na aba Empresa. Adicione ou edite a pessoa que vai acompanhar o projeto, confira o e-mail, marque Criar acesso ao sistema e selecione um Cargo de cliente. Defina e confirme a senha conforme a instrução da tela. Ao salvar com o acesso criado, o Scrumboards envia um convite por e-mail. O guia oficial do portal detalha o procedimento e explica o que fazer se o contato for salvo sem o acesso.
A pessoa fica vinculada ao próprio cliente. O que ela pode consultar ou fazer depende das permissões do cargo. A equipe continua trabalhando com os módulos e dados que seu próprio acesso permite, enquanto áreas internas, como CRM e financeiro, ficam fora do portal. Nos arquivos da ficha, use Compartilhado com cliente para os materiais que podem ser consultados.
Nos relatórios, alterne entre Visão interna e Visão cliente para conferir como o conteúdo aparece para cada público. Essa opção se aplica ao relatório. Para verificar o acesso a projetos, tarefas e arquivos, combine com o cliente uma primeira consulta ao portal. Se vocês também fazem um fechamento periódico, veja o passo a passo do relatório mensal. Para decidir o que incluir no fechamento, use o modelo de relatório mensal para o cliente.
Na prática: um projeto com três entregas
Imagine que uma consultoria tem duas semanas para revisar o processo de atendimento de uma empresa. A gerente da conta organiza o projeto com três marcos que o cliente consegue reconhecer:
| Entrega | Informação que ajuda o cliente a acompanhar |
|---|---|
| Diagnóstico inicial | Disponível para leitura. O cliente pode apontar informações faltantes até quarta-feira. |
| Proposta de melhoria | Em preparação. A equipe apresenta a primeira versão na sexta-feira. |
| Plano final | Previsto para a semana seguinte. O prazo depende da validação da proposta. |
Quando o diagnóstico fica pronto, a gerente atualiza o andamento da entrega e confere se a versão correta do arquivo está compartilhada. Na conversa com o cliente, pede que ele revise os dados de volume até quarta. A discussão interna sobre quem levantará os dados segue nos canais da equipe. Se a revisão atrasar, ela registra a nova previsão e avisa quem precisa decidir, pelo canal combinado.
Isso também deixa a próxima reunião mais curta. Os dois lados já conhecem o andamento. O encontro pode começar pela decisão que falta, como confirmar quais etapas do atendimento entrarão no plano final.
Checklist antes da primeira consulta
- Confirme se o projeto está vinculado ao cliente certo e se as entregas têm nomes e prazos reconhecíveis.
- Verifique o e-mail da pessoa convidada e as permissões do cargo de cliente.
- Revise os arquivos compartilhados e confira a Visão cliente se houver relatório.
- Na primeira consulta, peça à pessoa que encontre uma entrega, identifique o prazo e abra o arquivo correspondente.
- Combine quem atualiza o andamento e por qual canal a equipe avisa quando precisar de uma resposta do cliente.
Escolha um projeto em andamento e abra o guia do portal do cliente no Scrumboards. Na primeira consulta, confira se a pessoa consegue identificar sozinha o que já foi entregue, o que vem a seguir e quando a equipe precisa dela.